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Transformando o Controle e Gestão de Pessoas com Easydots

A gestão eficiente de pessoas é crucial para o sucesso de qualquer organização. Com o avanço da tecnologia, ferramentas inovadoras têm surgido para simplificar e otimizar essa tarefa. Entre essas ferramentas, destaca-se o Easydots, uma plataforma completa que vai além do simples controle de ponto, oferecendo uma gama de funcionalidades para melhorar a gestão de recursos humanos. Vamos explorar como o Easydots está transformando a maneira como as empresas gerenciam suas equipes e o que está por vir no futuro próximo.

Controle de Ponto e Pausas

Atualmente, o Easydots se destaca por suas robustas funcionalidades de controle de ponto e pausas. Ele automatiza o processo de fechamento de ponto no final do mês, uma tarefa que tradicionalmente consome tempo e está sujeita a erros humanos. Com o Easydots, as empresas podem garantir a precisão dos registros de ponto e conformidade com as regulamentações trabalhistas, ao mesmo tempo em que liberam tempo dos gestores para se concentrarem em outras atividades estratégicas.

Funcionalidades Futuras: Ampliando a Gestão de Pessoas

O Easydots não para por aí. A plataforma está em constante evolução e tem planos ambiciosos para expandir suas funcionalidades, oferecendo uma solução ainda mais abrangente para a gestão de pessoas. Entre as futuras implementações, destacam-se:

  1. Controle de Acesso: Em breve, o Easydots permitirá o controle de acesso a diferentes áreas das instalações da empresa. Isso não apenas aumentará a segurança, mas também facilitará o monitoramento de quem entra e sai, em que horários e com que frequência.
  2. Gestão de Terceirizados: Com a crescente utilização de trabalhadores terceirizados, a capacidade de gerenciar esses profissionais de maneira eficiente é essencial. O Easydots incluirá ferramentas para controle de ponto, presença e atividades de colaboradores terceirizados, garantindo uma gestão integrada e sem complicações.
  3. Monitoramento de Presença: A presença dos colaboradores é um indicador vital de produtividade e envolvimento. O Easydots integrará funcionalidades para monitorar a presença em tempo real, permitindo que os gestores tomem decisões informadas rapidamente.
  4. Controle de Alunos: Instituições educacionais também poderão se beneficiar das funcionalidades do Easydots. A plataforma incluirá ferramentas para controle de ponto e presença de alunos, facilitando a administração escolar e garantindo a segurança e o bem-estar dos estudantes.

Integração e Flexibilidade

Uma das maiores vantagens do Easydots é sua capacidade de integração com outros sistemas de gestão. Com APIs abertas e integração nativa com o Sistema SENIOR, o Easydots oferece uma flexibilidade que permite personalizar e adaptar a plataforma às necessidades específicas de cada organização. Isso torna a transição para o uso do Easydots suave e sem interrupções, garantindo que todas as operações continuem funcionando perfeitamente.

Praticidade e Facilidade

O Easydots foi projetado com a praticidade e facilidade de uso em mente. Sua interface intuitiva torna a plataforma acessível e fácil de navegar, mesmo para usuários com pouca experiência em tecnologia. A simplicidade do design reduz o tempo de treinamento necessário e garante que os colaboradores possam começar a utilizar a ferramenta rapidamente e com eficiência. Além disso, a equipe de suporte técnico da Easydots está sempre disponível para auxiliar os clientes, garantindo que quaisquer problemas sejam resolvidos rapidamente e que a experiência do usuário seja sempre positiva.

Conclusão

O Easydots está redefinindo a gestão de pessoas com suas soluções inovadoras e sua abordagem centrada no usuário. Com suas funcionalidades atuais de controle de ponto e pausas, e as futuras expansões para controle de acesso, gestão de terceirizados, monitoramento de presença e controle de alunos, o Easydots está se posicionando como uma plataforma essencial para organizações que buscam eficiência e eficácia na gestão de seus recursos humanos. Fique de olho nas novidades e prepare-se para transformar a maneira como você gerencia sua equipe com o Easydots.

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Navegando pelas exceções no controle de ponto digital: Estratégias Eficazes

Na era digital, o controle de ponto eletrônico tornou-se uma ferramenta indispensável para uma gestão eficaz do tempo de trabalho. No entanto, lidar com abordagens neste sistema pode ser um desafio. Este blog explora estratégias práticas para gerenciar essas situações, garantindo precisão e conformidade com as normas trabalhistas.

1. Estabelecendo Políticas Claras

O primeiro passo para um controle eficiente é ter políticas de ponto bem definidas. Isso inclui diretrizes claras para atrasos, saídas antecipadas, horas extras e intervalos. A transparência nas regras garante que todos os funcionários saibam o que é esperado deles.

2. Treinamento: A Chave para o Uso Correto

Um sistema de ponto é tão bom quanto o conhecimento dos usuários sobre ele. Investir em treinamento regular ajuda a minimizar erros e melhorar a eficiência do registro de ponto.

3. Flexibilidade e Correções

Erros acontecem, e é crucial ter um processo para corrigi-los. Permitir que os funcionários solicitem ajustes, sujeitos à aprovação de um supervisor, pode ajudar a manter a precisão dos registros.

4. Auditorias e Monitoramento

Auditorias regulares e monitoramento de registros são fundamentais para identificar e corrigir padrões anormais. Isso não apenas garante a precisão, mas também ajuda a identificar possíveis falhas no sistema.

5. Sistema de Notificações Inteligentes

Utilizar um sistema que notifica automaticamente sobre registros incompletos ou anormais pode prevenir muitos problemas. Essa funcionalidade mantém todas as informações informadas e agiliza as decisões necessárias.

6. Segurança e Controle de Acesso

A integridade dos dados de ponto é vital. Implementar medidas robustas de segurança e controle de acesso é essencial para prevenir manipulações indevidas nos registros.

7. Integração com Outros Sistemas de RH

Integrar o sistema de ponto com outras ferramentas de RH oferece uma visão mais abrangente do gerenciamento de tempo, facilitando o planejamento e a tomada de decisões.

8. Preparação para Recuperação de Dados

Um sistema de backup confiável é essencial para garantir que as informações do ponto não sejam perdidas. Isso garante continuidade e confiança no sistema.

9. Comunicação Eficaz

Manter linhas de comunicação abertas entre os funcionários, gerentes e RH é crucial para resolver rapidamente quaisquer questões relacionadas ao ponto.

10. Adaptando-se às Mudanças Legais

As leis trabalhistas estão sempre evoluindo. Manter o sistema de ponto atualizado com as últimas regulamentações é fundamental para evitar complicações legais.

11. Suporte Técnico Disponível

Ter uma equipe de suporte técnico disponível para resolver possíveis problemas técnicos é vital para a eficácia do sistema.

Conclusão:

Gerenciar abordagens no controle de ponto digital requer uma combinação de políticas claras, treinamento adequado, flexível, monitoramento e tecnologia. Ao adotar estas estratégias, as empresas podem garantir a precisão dos registros de ponto, mantendo-se em conformidade com as normas trabalhistas e promovendo um ambiente de trabalho justo e transparente.

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O papel do ponto digital na redução de erros de registro de ponto

O registro de ponto é uma prática essencial em muitas empresas para monitorar a presença e a pontualidade dos funcionários. No entanto, antes do advento do ponto digital, os registros de ponto eram frequentemente típicos de erros humanos, o que levava a inconsistências e discrepâncias nos registros. Felizmente, com o avanço da tecnologia, o ponto digital surgiu como uma solução eficiente para reduzir esses erros e garantir registros de ponto mais precisos. Neste blog, exploramos o papel do ponto digital na redução de erros de registro de ponto e os benefícios que ele traz para as empresas.

Automação do processo: Uma das principais vantagens do ponto digital é a automação do processo de registro de ponto. Ao substituir os métodos manuais de marcação de ponto, como folhas de papel ou cartões perfurados, por um sistema digital, os erros de registro decorrentes de digitação incorreta, interpretação equivocada de horários ou erros de transcrição são minimizados. Com o ponto digital, os funcionários podem registrar seu horário de entrada e saída de forma rápida e precisa, utilizando tecnologias como biometria, reconhecimento facial ou dispositivos móveis.

Precisão na marcação do horário: O ponto digital oferece maior precisão na marcação do horário de entrada e saída dos funcionários. Os sistemas digitais são capazes de registrar o horário exato em que uma marcação é feita, eliminando a possibilidade de registros incorretos. Além disso, alguns sistemas de ponto digital podem ser configurados para permitir apenas marcações dentro de intervalos de tempo específicos, garantindo que os funcionários registrem seus horários corretamente e dentro das regras protegidas pela empresa.

Minimização de erros de cálculo: Outro benefício do ponto digital é a capacidade de calcular automaticamente as horas trabalhadas, eliminando erros de cálculo e economizando tempo para o departamento de recursos humanos. Com base nas marcações precisas de entrada e saída, o sistema digital pode calcular com precisão as horas trabalhadas, considerando os períodos de trabalho regulares, horas extras, pausas e outras variáveis ​​definidas pela empresa. Isso ajuda a evitar discrepâncias nos sofrimentos e reduz a necessidade de correções manuais.

Acesso a dados e relatório: Com o ponto digital, as empresas têm acesso a dados detalhados sobre o registro de ponto de seus funcionários. Esses dados podem ser facilmente analisados ​​e utilizados para identificar padrões, detectar tendências e tomar decisões definitivas. Os relatórios gerados pelos sistemas de ponto digital permitem que os gerentes monitorem a pontualidade, a frequência e a produtividade dos funcionários, além de identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria.

O uso do ponto digital tem mostrado uma solução eficaz na redução de erros de registro de ponto nas empresas. A automação do processo, a marcação precisa do horário, a minimização de erros de cálculo e o acesso a dados detalhados proporcionaram benefícios para as organizações.

Ao substituir os métodos manuais de registro de ponto, o ponto digital elimina erros de digitação, interpretação equivocada de horários e outros equívocos humanos comuns. Isso resulta em registros mais precisos e ansiosos, ansiosos por discrepâncias e garantindo a integridade das informações.

Além disso, a precisão na marcação do horário permite um controle mais eficiente da presença e da pontualidade dos funcionários. Os sistemas de ponto digital registram o horário exato das marcações, evitando registros incorretos e fornecendo uma visão mais precisa sobre a jornada de trabalho.

O cálculo automático das horas trabalhadas também contribui para a redução de erros. Os sistemas digitais podem calcular automaticamente as horas, considerando as regras protegidas pela empresa, como horas extras, intervalos de descanso e outras variáveis. Isso evita erros de cálculo e facilita o processamento da folha de pagamento.

Além disso, o acesso a dados e relatórios detalhados fornecem informações valiosas para a gestão de recursos humanos. Os relatórios gerados pelos sistemas de ponto digital permitem uma análise aprofundada sobre a pontualidade, a frequência e a conduta dos funcionários, auxiliando na identificação de padrões, na detecção de tendências e na tomada de decisões tomadas.

Em resumo, o ponto digital desempenha um papel crucial na redução de erros de registro de ponto. Ao automatizar o processo, garantir a marcação precisa do horário, minimizar erros de cálculo e fornecer acesso a dados e relatórios detalhados, pois as empresas podem otimizar sua gestão de tempo e recursos humanos, evitando discrepâncias, economizando tempo e recursos, e promovendo uma maior eficiência em suas operações.

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Anexo de atestados pelo app Easydots: saiba tudo sobre essa tecnologia!

Já imaginou eliminar todos os papéis do seu departamento pessoal?

Atualmente a área da tecnologia vem crescendo e criando inúmeras soluções para o mundo corporativo, dessa forma inovando e adaptando o mercado ao uso de ferramentas digitais para substituir os processos manuais. 

O easydots entrou no mercado trazendo diversas soluções digitais para o mundo do departamento pessoal. A gestão da jornada de trabalho de forma automática foi uma delas, trazendo a possibilidade para o gestor, de economizar gastos com papéis e tempo fechando o espelho ponto.

Desejando não apenas cortar o uso de papéis para os processos internos, e sim também desburocratizar o setor do departamento pessoal, criou-se a funcionalidade de anexar atestados e declarações.

É permitido o uso desses aplicativos?

A  Portaria 671 ampara o uso de aplicativos para a gestão das jornadas de trabalho dos colaboradores. No entanto, para o uso, deve-se seguir a regulamentação conforme seu tipo de registrador eletrônico. 

Sendo eles divididos em 3 tipos:

  • Registrador de Ponto Alternativo (REP-A)
  • Registrador de Ponto Convencional(REP-C)
  • Registrador de Ponto via Programa (REP-P)

É necessário também que o aplicativo esteja alinhado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para garantir a preservação dos dados tanto do gestor quanto do colaborador.

Como funciona?

De forma muito simples o colaborador pode fazer esse anexo, basta seguir o passo a passo:

  1. Entre no aplicativo, aperte o ícone para o menu

2. Entre na opção “Atestados e declarações”

3. Aperte o botão “Adicionar”

4. Preencha os dados, aperte o botão “Imagem” e tire a foto

Confira também: As principais desvantagens de utilizar o relógio de ponto manual e os motivos para modernizar esse controle!

Benefícios

Agilidade: O colaborador pode tirar a foto do atestado e anexar no sistema a qualquer momento, não precisando ir entregar ao setor de recursos humanos, facilitando para empresas que possuem colaboradores externos, por exemplo em regime de home office.

Segurança: Seguindo todas as normas da Portaria 671 e LGPD, traz proteção tanto para o colaborador quanto para a empresa, evitando o risco de ocorrer processos trabalhistas para o negócio.

Conclusão

Em resumo, nesse texto compreendemos que as empresas começaram a utilizar sistemas que possam substituir os processos manuais de um colaborador.

Dessa forma criaram-se diversas ferramentas digitais, como o easydots, que entrega para o mercado um sistema de gestão de departamento pessoal, incluindo uma novidade que é anexar atestados ao invés de entregá-los para a empresa, trazendo mais agilidade nos processos dentro do departamento pessoal.

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Reconhecimento Facial: Um novo meio de controle de ponto!

Qual a importância de fazer a gestão da jornada de trabalho?

A gestão de jornada de trabalho é uma atividade feita em conjunto por dois setores: recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP). Consistindo na utilização de um meio para marcação dos horários de início e final de turnos de seus funcionários.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) restringe uma jornada de no máximo 44 horas semanais e de no máximo 220 horas mensais, para os colaboradores de uma empresa. O registro eletrônico e o manual são um dos meios mais conhecidos de registro ponto. Dessa forma é possível medir quais colaboradores estão cumprindo com o período mensal de trabalho combinado.

Portanto, a gestão envolve controlar os seguintes aspectos:

  • Cumprimento de intervalo;
  • Período de Descanso;
  • Horas geradas;
  • Atrasos.

Legislação

Este método entrou em uso após a aprovação da Portaria 373, que no artigo 2° aprova a utilização de meios alternativos para o registro de ponto dentro.

A Portaria 671 veio para regulamentar a utilização das diferentes formas de como devem ser utilizados os meios alternativos, tanto para os colaboradores quanto para gestores. Trazendo todas as normas que a empresa deve seguir ao adotar.

São divididos em 3, os meios de fazer esse registro, que são:

Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P)

Encontra-se no grupo de registro eletrônico com o diferencial de ser utilizado programas ou plataformas (software) para o registro, além de possibilitar ao gestor e colaborador fazer tudo de forma mais ágil dependendo da funcionalidade do programa.

Além disso, é necessário obter a certificação do Instituto Nacional da Propriedade Industrial, como a easydots, para a comercialização e instalação desse sistema em empresas. Também precisa emitir o Arquivo de Fonte de Dados (AFD) e o comprovante de registro de ponto digitalmente (em PDF ou impresso).

Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A)

Parecido com o REP-P se diferencia pelo fato de armazenar os dados de registro de ponto fielmente, ou seja, não se pode realizar mudanças ou solicitações de ajuste.

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C)

É o registro de ponto que conhecemos como Relógio Ponto, o mais comum dentro das empresas.

Para implantação dos sistemas eletrônicos deve a empresa responsável pela inclusão esteja alinhada com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), assegurando as informações pessoais dos colaboradores.

Confira também e não seja pego desprevenido: O aumento dos processos trabalhistas e suas principais causas!

Reconhecimento Facial

Outro meio para o controle da jornada de trabalho do funcionário é o reconhecimento facial. No qual a empresa realiza o registro através de um tablet ou dispositivo eletrônico, visando capturar o rosto do colaborador para a inclusão do horário no espelho ponto.

Atualmente a inserção desta forma de registro no mercado de trabalho vem crescendo muito, devido a sua automatização de processos manuais e a segurança dos dados.


Gestão em tempo real

Sendo possível integrar com um sistema de gestão de jornada de trabalho, agilizando todo o processo de fechamento do espelho ponto, com a capacidade de eliminar uma grande quantidade de papel usado dentro do departamento pessoal e recursos humanos.
Quando a gestão de jornada de trabalho é integrada com um sistema digital é possível se beneficiar das seguintes maneiras:

  • Autonomia e agilidade para os colaboradores e gestores;
  • Fechamento da folha de pagamento automático;
  • Reduz o risco de processos trabalhistas;
  • Automatização dos processos internos.

É possível burlar o sistema?

O sistema de registro ponto por reconhecimento facial desenvolvido pela easydots tem uma taxa de assertividade de 98%, não reconhecendo fontes de fraudes como fotos. Evitando assim um colaborador burlar a batida de ponto.
Somente com o rosto do colaborador pode ser feito o registro, então traz uma segurança maior para os gestores.
O único meio de haver um erro com o sistema é através do reconhecimento de gêmeos idênticos, devido à aparência desses funcionários serem muito parecidas.

Conclusão

Dessa forma podemos concluir que o reconhecimento facial virá a substituir em muitas empresas os processos manuais do RH e DP. Devido à regulamentação da norma 671, parametrizando e facilitando assim a instalação de diferentes formas de registro ponto. Trazendo a segurança para, e a agilidade pela automatização, para os gestores e os funcionários.

Quer saber mais sobre o easydots?

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