O que avaliar antes de trocar de sistema de ponto

O que avaliar antes de trocar de sistema de ponto

Antes de trocar de sistema de ponto, a empresa precisa avaliar mais do que preço e aparência. A nova solução deve atender às jornadas, facilitar o fechamento e oferecer registros confiáveis.

Uma escolha apressada pode trocar um problema por outro.

O sistema atual pode ser lento. Porém, uma plataforma inadequada também pode gerar retrabalho. Isso acontece quando faltam relatórios, suporte, integrações ou recursos necessários.

A decisão precisa envolver o Departamento Pessoal, os gestores e a equipe de tecnologia. Os colaboradores também devem ser considerados.

Neste artigo, você conhecerá os principais critérios para escolher um novo sistema de ponto.

Quando trocar de sistema de ponto?

Nem todo problema exige uma substituição completa.

Às vezes, uma nova configuração resolve a situação. Em outros casos, o sistema deixou de acompanhar a empresa.

Alguns sinais indicam a necessidade de mudança:

• fechamento demorado;

• cálculos frequentes em planilhas;

• marcações que não sincronizam;

• dificuldade para corrigir inconsistências;

• falta de relatórios;

• suporte lento ou pouco acessível;

• dificuldade para controlar várias unidades;

• poucas opções de registro;

• ausência de funcionamento offline;

• colaboradores com dificuldades no aplicativo;

• gestores sem acesso às próprias equipes;

• integrações limitadas;

• pouca rastreabilidade nos ajustes.

A decisão de trocar de sistema de ponto deve partir de problemas reais. Liste essas dificuldades antes de procurar fornecedores.

Comece entendendo o problema atual

Antes de comparar plataformas, identifique o que precisa mudar.

Pergunte ao DP quanto tempo é gasto no fechamento. Verifique quantos ajustes são realizados durante o mês.

Converse também com os gestores.

Eles conseguem acompanhar horas extras? Sabem quais colaboradores possuem marcações pendentes? Conseguem aprovar solicitações sem depender do DP?

Escute os colaboradores. Descubra se o registro é simples e acessível.

Organize os problemas em três grupos:

Problemas operacionais

São falhas que consomem tempo.

Alguns exemplos são cálculos manuais, relatórios incompletos e informações espalhadas.

Problemas técnicos

Incluem instabilidade, lentidão e falhas de sincronização. Também envolvem incompatibilidade com equipamentos.

Problemas de atendimento

Acontecem quando a empresa não recebe ajuda. Também aparecem quando o suporte não entende a rotina do cliente.

Esse diagnóstico orientará toda a escolha.

O que avaliar antes de trocar de sistema de ponto?

Uma boa avaliação precisa considerar a operação completa. Observe desde a marcação até o fechamento.

Confira os principais critérios.

1. Conformidade com a legislação

O primeiro ponto é a conformidade.

A CLT determina no artigo 74 que estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores registrem os horários de entrada e saída.

O registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico.

Os sistemas eletrônicos devem observar a Portaria 671. A norma apresenta três modelos:

• REP-C, registrador eletrônico convencional;

• REP-A, registrador eletrônico alternativo;

• REP-P, registrador eletrônico por programa.

O REP-P permite tecnologias como a marcação pelo celular.

O Ministério do Trabalho e Emprego também informa que o empregador deve possuir o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade.

Peça esses documentos ao fornecedor.

Não confie apenas na frase “sistema homologado”. Solicite informações claras sobre o modelo utilizado.

2. Compatibilidade com as jornadas da empresa

Cada operação possui regras diferentes.

Uma indústria pode trabalhar com turnos. Um comércio pode usar escalas. Já uma equipe externa pode começar a jornada em vários locais.

O sistema precisa lidar com:

• jornadas fixas;

• horários flexíveis;

• escalas;

• trabalho noturno;

• intervalos;

• múltiplas marcações;

• banco de horas;

• horas extras;

• feriados;

• folgas;

• diferentes unidades.

Apresente casos reais durante a demonstração.

Peça ao fornecedor para mostrar como o sistema trata cada situação. Uma apresentação genérica pode esconder limitações.

3. Formas disponíveis para registrar o ponto

O método de registro deve combinar com a rotina.

Algumas empresas precisam de marcação pelo aplicativo. Outras preferem navegador ou equipamento físico.

Também existem operações que usam reconhecimento facial.

Antes de trocar de sistema de ponto, verifique quais canais estão disponíveis:

• aplicativo para celular;

• navegador;

• tablet;

• computador compartilhado;

• terminal facial;

• relógio eletrônico;

• equipamentos integrados.

Não contrate um recurso apenas porque ele parece moderno.

Escolha aquilo que resolve a necessidade da operação.

4. Funcionamento sem internet

Nem todos os locais possuem uma conexão estável.

Isso é comum em fazendas, obras e áreas industriais. Também pode acontecer durante trabalhos externos.

Pergunte se o aplicativo funciona offline.

Confira como os dados são armazenados. Entenda também quando ocorre a sincronização.

O sistema deve evitar a perda das marcações. Ele também precisa mostrar se existe algum registro pendente de envio.

5. Geolocalização e cerca virtual

A geolocalização mostra onde o ponto foi registrado.

Já a cerca virtual define áreas permitidas para a marcação.

Esses recursos podem ajudar equipes externas. Também são úteis em obras e unidades descentralizadas.

Porém, devem ser usados com uma finalidade clara.

Avalie:

• precisão da localização;

• funcionamento no celular;

• tratamento quando o GPS estiver desligado;

• configuração por empresa ou colaborador;

• acesso aos dados de localização;

• tempo de armazenamento;

• informações apresentadas ao trabalhador.

A localização deve apoiar o controle da jornada. Ela não deve criar um monitoramento sem limites.

6. Facilidade para os colaboradores

Um sistema complexo gera chamados e registros incorretos.

Durante o teste, peça para algumas pessoas usarem o aplicativo.

Observe se elas conseguem:

• entrar na conta;

• registrar o ponto;

• consultar horários;

• visualizar o saldo;

• solicitar um ajuste;

• enviar uma justificativa;

• anexar um documento;

• assinar o espelho.

Não avalie apenas com usuários acostumados à tecnologia. Inclua pessoas com diferentes níveis de experiência.

Uma interface simples reduz dúvidas.

7. Recursos para gestores

O gestor precisa acompanhar sua equipe sem depender do DP.

Verifique se ele consegue:

• visualizar pendências;

• consultar jornadas;

• analisar horas extras;

• acompanhar o banco de horas;

• aprovar solicitações;

• verificar ausências;

• acessar relatórios da equipe.

As permissões devem limitar o acesso.

Um líder não precisa visualizar dados de toda a empresa. Ele deve acessar apenas as informações necessárias.

8. Ajustes e justificativas

Erros de marcação acontecem.

O importante é ter um fluxo seguro para corrigi-los.

O sistema deve registrar:

• solicitação do colaborador;

• motivo do ajuste;

• data do pedido;

• documentos anexados;

• responsável pela aprovação;

• data da decisão;

• histórico da alteração.

Evite plataformas que permitem editar registros sem rastreabilidade.

O histórico protege a empresa e o colaborador. Ele também facilita consultas futuras.

9. Relatórios disponíveis

Relatórios ajudam o DP a localizar problemas.

Antes de trocar de sistema de ponto, peça para ver os relatórios reais. Não aceite apenas uma lista comercial.

Avalie relatórios de:

• inconsistências;

• marcações ausentes;

• atrasos;

• faltas;

• banco de horas;

• horas extras;

• adicional noturno;

• intervalos;

• justificativas;

• espelhos pendentes;

• jornadas por unidade.

Confira se os filtros são simples.

Também verifique os formatos de exportação. O DP precisa trabalhar com os dados sem criar novas planilhas.

10. Cálculos e regras configuráveis

Um bom sistema deve se adaptar às regras da empresa.

Ele precisa considerar jornadas, tolerâncias e adicionais. Também deve tratar banco de horas e horas extras.

Pergunte como as regras são configuradas.

Descubra quem poderá alterá-las. Verifique se existe um histórico dessas mudanças.

Também faça simulações.

Use um colaborador com jornada noturna. Teste outro com banco de horas. Inclua atrasos, faltas e horas extras.

Compare o resultado com um período já validado pelo DP.

11. Integração com a folha de pagamento

O fechamento do ponto envia informações para a folha.

Por isso, verifique como a nova plataforma conversa com o processo atual.

Pergunte se a integração ocorre por:

• arquivo de exportação;

• importação manual;

• API;

• integração específica;

• conexão com o ERP.

Nem toda integração é nativa. Algumas dependem de configuração ou desenvolvimento.

Peça uma validação específica para o sistema utilizado pela empresa.

Também defina responsabilidades.

O sistema de ponto organiza a jornada. Ele não necessariamente processa a folha de pagamento.

12. Migração do histórico

A troca não pode ignorar os registros anteriores.

Pergunte ao fornecedor quais dados podem ser importados.

Avalie a migração de:

• colaboradores;

• departamentos;

• jornadas;

• escalas;

• banco de horas;

• marcações;

• afastamentos;

• solicitações;

• espelhos de ponto.

Nem sempre vale importar tudo.

A empresa pode arquivar os registros anteriores. Depois, começa a nova plataforma com uma data de corte.

O saldo do banco de horas deve ser conferido. Sua origem também precisa ficar documentada.

13. Segurança e proteção dos dados

O sistema trata dados pessoais.

Dependendo dos recursos, pode tratar biometria e localização. A biometria vinculada a uma pessoa é um dado sensível.

Antes de contratar, verifique:

• controle de acessos;

• níveis de permissão;

• registros de auditoria;

• política de privacidade;

• armazenamento dos dados;

• cópias de segurança;

• resposta a incidentes;

• exclusão de usuários;

• gestão de senhas;

• responsabilidades contratuais.

Pergunte também sobre o uso da biometria.

Conheça os recursos de biometria facial da Easydots.

14. Estabilidade do sistema

Um sistema de ponto precisa estar disponível nos horários mais movimentados.

Pergunte como o fornecedor monitora a plataforma. Procure entender como as falhas são tratadas.

Durante o teste, observe:

• velocidade de carregamento;

• sincronização;

• funcionamento do aplicativo;

• acesso aos relatórios;

• registro em horários de pico;

• comportamento após uma atualização.

Nenhum sistema pode prometer que nunca terá uma falha.

O importante é possuir prevenção, suporte e recuperação.

15. Suporte oferecido

O suporte influencia diretamente a implantação.

Descubra quais canais estão disponíveis:

• chat;

• e-mail;

• telefone;

• WhatsApp;

• central de ajuda;

• treinamento.

Confira o horário de atendimento. Pergunte também sobre o tempo esperado de resposta.

Avalie a qualidade durante o teste.

Envie dúvidas reais. Observe se a equipe apenas encaminha tutoriais ou entende o problema apresentado.

16. Implantação e treinamento

A contratação é apenas o começo.

A empresa precisará cadastrar pessoas, configurar jornadas e definir permissões.

Pergunte como o fornecedor apoia essas etapas.

Um bom plano de implantação deve incluir:

• levantamento das regras;

• configuração inicial;

• importação dos dados;

• teste das jornadas;

• treinamento do DP;

• treinamento dos gestores;

• orientação aos colaboradores;

• acompanhamento do primeiro fechamento.

Não deixe o primeiro fechamento ser o primeiro teste completo.

Faça uma simulação antes.

17. Escalabilidade

O sistema deve acompanhar o crescimento.

Hoje, a empresa pode ter uma unidade. Depois, poderá abrir filiais ou criar novos turnos.

Avalie se a solução suporta:

• aumento de colaboradores;

• vários CNPJs;

• múltiplas unidades;

• jornadas diferentes;

• novos gestores;

• equipes externas;

• integração com equipamentos;

• módulos adicionais.

Trocar novamente em poucos meses gera novos custos.

18. Custo total da solução

Não compare somente a mensalidade.

O custo total pode incluir equipamentos, integrações e módulos adicionais. Também pode mudar conforme a quantidade de colaboradores.

Peça uma proposta clara.

Compare o investimento com os custos atuais:

• horas gastas no fechamento;

• retrabalho;

• erros;

• planilhas paralelas;

• suporte interno;

• manutenção de equipamentos;

• tempo dos gestores;

• correções na folha.

O sistema mais barato pode sair caro. Isso acontece quando ele exige muitos controles externos.

Perguntas para fazer durante a demonstração

Leve perguntas práticas para a reunião.

Use este roteiro:

• O sistema atende à Portaria 671?

• Qual modelo de REP é utilizado?

• Vocês fornecem o Atestado Técnico?

• O aplicativo funciona offline?

• Quais formas de registro estão disponíveis?

• Como funciona a geolocalização?

• É possível criar várias jornadas?

• Como são tratados os ajustes?

• O sistema mantém uma trilha de auditoria?

• Quais relatórios estão disponíveis?

• Como funciona o banco de horas?

• Existe integração com nosso sistema?

• Essa integração é nativa ou via API?

• Quais dados podem ser importados?

• Como acontece o treinamento?

• Qual suporte está incluído?

• O que acontece se aumentarmos a equipe?

• Quais recursos possuem custo adicional?

Registre as respostas.

Isso evita dúvidas depois da contratação.

Sinais de alerta na escolha

Algumas situações exigem cuidado.

Desconfie quando o fornecedor:

• não apresenta documentos técnicos;

• promete eliminar todos os riscos trabalhistas;

• evita explicar o tratamento dos dados;

• não oferece um ambiente de teste;

• não demonstra os relatórios;

• afirma integrar com tudo sem validar;

• permite alterar marcações sem histórico;

• não explica o funcionamento offline;

• esconde limites do plano;

• não define o suporte oferecido.

Um sistema ajuda a organizar o controle de jornada. Porém, ele não substitui políticas internas e orientação especializada.

Como planejar a troca do sistema

Depois de escolher a plataforma, organize a transição.

Defina uma data de corte

Escolha quando o novo sistema passará a ser oficial.

Arquive o histórico

Guarde relatórios e espelhos do sistema anterior.

Valide os saldos

Confira o banco de horas antes da migração.

Configure as jornadas

Cadastre horários, escalas e intervalos.

Faça um projeto piloto

Teste com um grupo de colaboradores.

Treine os usuários

Oriente o DP, os gestores e as equipes.

Simule o fechamento

Analise os resultados antes do primeiro período oficial.

Esse cuidado reduz problemas ao trocar de sistema de ponto.

Como a Easydots pode ajudar?

A Easydots reúne recursos para o controle de jornada.

Os colaboradores podem registrar o ponto pelo aplicativo e pela web. Outros meios estão disponíveis conforme o plano contratado.

A plataforma oferece:

• funcionamento online e offline;

• geolocalização;

• cerca virtual;

• multibatidas;

• banco de horas;

• controle de horas extras;

• relatórios de inconsistências;

• solicitações pelo aplicativo;

• anexos de documentos;

• aprovações;

• espelho digital;

• assinatura do colaborador;

• APIs abertas.

Conheça o ponto digital da Easydots.

A Easydots organiza os dados usados no fechamento. Ela não processa a folha de pagamento.

As integrações dependem do sistema e da estrutura do projeto. Por isso, a compatibilidade deve ser validada com a equipe comercial.

A plataforma também oferece recursos de holerites e assinatura de documentos.

Teste antes de tomar a decisão

A melhor forma de trocar de sistema de ponto é testar a nova rotina.

Não avalie apenas a tela inicial.

Cadastre jornadas reais. Registre horários e envie solicitações. Depois, gere relatórios e simule o fechamento.

Empresas com até cinco colaboradores podem usar o Easy Grátis. O plano é gratuito e vitalício dentro desse limite.

Empresas com mais de cinco colaboradores também podem testar a plataforma. Nesse caso, a equipe comercial pode organizar uma demonstração e avaliar a operação.

Quer começar agora? Crie sua conta gratuita na Easydots.

Conclusão

Antes de trocar de sistema de ponto, entenda os problemas atuais.

Depois, avalie conformidade, jornadas, usabilidade e relatórios. Confira também segurança, integrações, suporte e migração dos dados.

Não escolha apenas pela promessa comercial.

Teste o sistema com situações reais. Envolva o DP, os gestores e os colaboradores.

Uma boa plataforma reduz tarefas manuais. Ela também entrega informações mais organizadas para o fechamento.

Quando a escolha considera toda a operação, a mudança se torna mais segura.

Perguntas frequentes

Quando devo trocar de sistema de ponto?

Considere a troca quando o sistema gerar retrabalho, erros ou limitações frequentes. Falta de suporte e relatórios também são sinais importantes.

O que é mais importante em um sistema de ponto?

A solução deve atender às regras da empresa. Também precisa oferecer conformidade, segurança, facilidade de uso e relatórios confiáveis.

Posso testar o sistema antes de contratar?

Depende do fornecedor. A Easydots oferece o Easy Grátis para equipes com até cinco colaboradores. Empresas maiores podem conversar com o comercial para solicitar um teste.

A integração com a folha é sempre automática?

Não. Algumas integrações são nativas. Outras usam arquivos ou APIs. Confirme a compatibilidade com o sistema utilizado pela empresa.

É possível migrar o banco de horas?

Sim. O saldo precisa ser conferido e documentado antes da migração.

Preciso manter o histórico do sistema anterior?

Sim. Exporte relatórios, marcações e espelhos antes de encerrar o contrato.

Um sistema de ponto faz a folha de pagamento?

Não necessariamente. A Easydots controla a jornada e organiza o fechamento do ponto. Ela não processa a folha de pagamento.

Como trocar de sistema de ponto sem prejudicar a equipe?

Faça um projeto piloto. Depois, treine os usuários e acompanhe os primeiros registros. Também simule o fechamento antes da mudança definitiva.