Ajuste de ponto: cuidados que a empresa deve tomar

Ajuste de ponto: quais cuidados a empresa precisa tomar?

O ajuste de ponto faz parte da rotina do Departamento Pessoal. Esquecimentos, registros duplicados e falhas justificadas podem acontecer em qualquer empresa.

O problema começa quando essas correções são feitas sem critérios. Uma alteração sem justificativa pode afetar horas extras, atrasos, faltas e banco de horas.

Também pode dificultar auditorias e gerar conflitos com os colaboradores.

A empresa precisa permitir correções legítimas. Porém, deve preservar os registros originais e manter um histórico de cada tratamento realizado.

Neste artigo, você entenderá quando o ajuste é permitido. Também verá quais cuidados tornam o processo mais seguro e transparente.

O que é ajuste de ponto?

O ajuste de ponto é o tratamento realizado quando existe uma omissão, inconsistência ou marcação indevida no controle de jornada.

Ele pode ser necessário quando o colaborador:

• esquece de registrar a entrada;

• não marca o início ou o fim do intervalo;

• esquece de registrar a saída;

• realiza uma marcação duplicada;

• registra o ponto em horário incorreto;

• trabalha fora do local habitual;

• apresenta uma justificativa de ausência;

• precisa corrigir uma solicitação anterior.

O ajuste não deve ser usado para criar uma jornada diferente daquela realmente trabalhada.

Sua finalidade é deixar o controle de ponto coerente com o que aconteceu.

Ajustar não significa apagar o registro original

Esse é um dos cuidados mais importantes.

A empresa não deve substituir silenciosamente uma marcação realizada pelo colaborador.

A Portaria MTP nº 671/2021 estabelece que o sistema eletrônico não pode permitir a alteração dos dados registrados pelo trabalhador.

Isso não impede o tratamento do ponto.

O programa pode acrescentar informações para completar omissões. Também pode indicar marcações consideradas indevidas.

Na prática, a marcação original precisa ser preservada. O tratamento deve aparecer separadamente.

O espelho de ponto deve mostrar tanto as marcações efetuadas quanto aquelas incluídas, desconsideradas ou pré-assinaladas no programa de tratamento.

Assim, o ajuste de ponto não esconde o histórico. Ele complementa o registro com transparência.

Qual é a diferença entre inclusão, correção e desconsideração?

Cada situação exige um tratamento diferente.

TratamentoQuando pode ser usadoExemploInclusãoQuando uma marcação não foi realizadaColaborador esqueceu de registrar a saídaDesconsideraçãoQuando existe uma marcação indevidaRegistro duplicado no mesmo minutoJustificativaQuando existe uma ocorrência que precisa ser explicadaAtraso causado por atendimento externoAbonoQuando a ausência deve ser aceita conforme a regra aplicávelFalta justificada por hipótese legalCorreção cadastralQuando a jornada ou escala estava configurada incorretamenteColaborador foi vinculado ao turno errado

O nome de cada tratamento pode variar entre sistemas. Porém, a empresa deve manter clara a diferença entre eles.

Uma marcação esquecida não deve receber o mesmo tratamento de um atraso. Uma duplicidade também não deve ser confundida com ausência.

Quando o ajuste de ponto é permitido?

A correção pode ser realizada quando existe uma razão verdadeira e verificável.

O caso mais comum é a marcação esquecida. O colaborador trabalhou, mas não registrou um dos horários.

Outra situação comum é a duplicidade. A pessoa toca duas vezes no botão ou repete o reconhecimento facial.

Também pode existir uma falha operacional. Um equipamento pode ficar temporariamente indisponível ou sem conexão.

Nesses casos, a empresa deve identificar o ocorrido. Depois, precisa aplicar o tratamento correto.

O ajuste também pode ser necessário após uma atividade externa. Porém, a jornada informada deve corresponder ao trabalho realizado.

O principal critério é simples: a correção deve representar a realidade.

Quem pode solicitar um ajuste?

O ideal é que o próprio colaborador faça a solicitação.

Ele informa o horário correto e explica o motivo. Quando necessário, também envia um documento ou anexo.

A liderança confere a informação. Em seguida, aprova ou rejeita o pedido.

O DP pode participar quando existem dúvidas ou situações especiais.

Esse fluxo distribui responsabilidades. Também reduz o risco de o Departamento Pessoal decidir sozinho sobre acontecimentos que não presenciou.

Em alguns casos, o gestor pode identificar a inconsistência primeiro. Ainda assim, o colaborador deve ser informado sobre o tratamento.

Quem deve aprovar a solicitação?

A empresa precisa definir responsáveis.

O aprovador pode ser o gestor direto, o DP ou ambos. Isso depende do tamanho e da estrutura da organização.

Solicitações simples podem seguir para a liderança. Casos com impacto financeiro podem exigir uma segunda análise.

O mais importante é evitar permissões amplas.

Nem todo gestor precisa alterar qualquer registro. Cada pessoa deve acessar apenas os colaboradores sob sua responsabilidade.

Também é recomendável separar solicitação e aprovação. Uma única pessoa não deveria pedir, aprovar e concluir a própria correção.

Quais informações precisam ser registradas?

Um processo seguro deve guardar mais do que o novo horário.

Cada pedido precisa conter:

• nome do colaborador;

• data da ocorrência;

• horário informado;

• tipo de ajuste solicitado;

• motivo da solicitação;

• data do pedido;

• documentos anexados, quando necessários;

• nome de quem analisou;

• decisão tomada;

• data da aprovação ou rejeição;

• registro original;

• tratamento realizado.

Esse histórico ajuda o DP a responder dúvidas. Também facilita conferências, auditorias e fiscalizações.

A empresa pode alterar o ponto sem avisar o colaborador?

Esse procedimento deve ser evitado.

Uma alteração unilateral pode prejudicar a confiança. Também dificulta a comprovação do motivo da correção.

Existem situações nas quais o DP precisa tratar uma inconsistência. Porém, o processo deve deixar o histórico disponível.

O colaborador também deve ter acesso ao espelho de ponto.

A Portaria 671 determina que o trabalhador tenha acesso às informações do espelho mensalmente. A empresa pode disponibilizá-lo em formato eletrônico ou impresso.

A assinatura do espelho ajuda a demonstrar que o documento foi apresentado. No entanto, ela não transforma um registro incorreto em correto.

Por isso, as divergências devem ser resolvidas antes da assinatura.

O que a empresa nunca deve fazer?

Algumas práticas aumentam muito o risco do processo.

Criar horários fictícios

O gestor não deve inserir uma jornada padrão sem verificar o que aconteceu.

Se a pessoa chegou às 8h17, não é correto registrar automaticamente 8h.

O ponto precisa representar o horário real.

Apagar horas extras

Uma hora trabalhada não deve desaparecer porque faltou autorização prévia.

A empresa pode tratar a ausência de autorização internamente. Porém, isso não permite apagar o tempo efetivamente trabalhado.

Reduzir atrasos de forma seletiva

As regras precisam ser aplicadas de maneira uniforme.

Corrigir o ponto de algumas pessoas e manter o atraso de outras gera tratamento desigual.

Pedir que outra pessoa faça a marcação

O registro deve ser realizado pelo próprio colaborador.

Um colega, líder ou profissional do DP não deve bater o ponto em nome de outra pessoa.

Alterar o registro para evitar encargos

Modificar horários para reduzir horas extras, adicionais ou saldos pode gerar passivo trabalhista.

O sistema não deve ser usado para produzir um resultado financeiro artificial.

Fazer correções sem histórico

Uma planilha paralela ou mensagem informal não oferece rastreabilidade suficiente.

A empresa precisa saber quem solicitou, quem aprovou e o que mudou.

Como funciona a tolerância do registro de ponto?

Nem toda diferença de minutos exige um ajuste de ponto.

O artigo 58 da Consolidação das Leis do Trabalho estabelece uma tolerância para pequenas variações.

Não são descontadas nem consideradas horas extras as variações de até cinco minutos por marcação. O limite total é de dez minutos no dia.

Isso não significa que a empresa pode arredondar todos os horários.

Imagine que o colaborador tenha registrado a entrada às 7h58. O sistema deve preservar 7h58.

A tolerância participa do cálculo. Ela não autoriza a substituição do horário real por 8h.

Quando o limite diário é ultrapassado, a apuração deve seguir a regra aplicável.

A convenção coletiva também precisa ser consultada.

Atestados e dados de saúde exigem cuidado adicional

Algumas solicitações envolvem documentos médicos.

Dados de saúde são considerados sensíveis pela Lei Geral de Proteção de Dados.

Por isso, o acesso deve ser limitado.

O gestor não precisa receber todas as informações clínicas. Em muitos casos, ele precisa saber apenas que existe uma justificativa em análise ou aprovada.

O DP deve definir quem pode visualizar o documento. Também precisa estabelecer prazos de retenção e medidas de segurança.

Evite receber atestados por grupos de mensagens. Esses canais facilitam o compartilhamento indevido.

Um fluxo centralizado oferece mais controle sobre o acesso e o histórico.

Qual prazo deve ser dado para solicitar o ajuste?

A legislação não estabelece um prazo único para todas as empresas.

Por isso, a organização deve criar uma política interna. A convenção coletiva também pode trazer regras próprias.

O prazo precisa ser razoável.

Um período muito curto pode impedir correções legítimas. Um período longo demais concentra pendências no fechamento.

Muitas empresas adotam alguns dias após a ocorrência. Outras permitem solicitações até uma data anterior ao fechamento.

O melhor prazo depende da operação.

O colaborador precisa conhecê-lo. A liderança também deve receber alertas antes do vencimento.

Como criar uma política de ajuste de ponto?

Uma política simples pode evitar decisões diferentes para casos semelhantes.

O documento deve responder às seguintes perguntas:

1. Quem pode solicitar o ajuste?

2. Qual é o prazo para enviar o pedido?

3. Quais motivos são aceitos?

4. Quando um documento será necessário?

5. Quem aprova cada tipo de solicitação?

6. O que acontece quando o pedido é rejeitado?

7. Como o colaborador acompanha a decisão?

8. Quem pode realizar o tratamento no sistema?

9. Como os casos recorrentes serão tratados?

10. Quando o ponto será fechado?

A política deve ser apresentada durante a admissão. Também precisa ficar disponível para consulta.

Mudanças relevantes devem ser comunicadas.

Passo a passo para um ajuste de ponto seguro

1. Identifique a inconsistência

O sistema ou o DP identifica uma marcação ausente, duplicada ou incompatível.

2. Solicite a explicação

O colaborador informa o horário correto e o motivo.

3. Reúna a comprovação necessária

Nem todo caso exige um documento. Porém, algumas ocorrências precisam de anexo.

A exigência deve ser proporcional à situação.

4. Encaminhe para o responsável

A liderança ou o DP analisa o pedido.

5. Aprove ou rejeite com justificativa

A decisão precisa ser registrada. Uma rejeição também deve ter motivo.

6. Realize o tratamento

O sistema inclui ou desconsidera a marcação no programa de tratamento.

O registro original deve continuar preservado.

7. Atualize os cálculos

O tratamento pode afetar horas extras, atrasos, faltas e banco de horas.

Os resultados precisam ser recalculados.

8. Disponibilize o espelho

O colaborador deve conferir as marcações e os tratamentos realizados.

9. Mantenha o histórico

A empresa precisa conservar os registros conforme as exigências aplicáveis.

Como evitar solicitações em excesso?

Muitos pedidos podem indicar um problema no processo.

O primeiro passo é identificar os motivos mais frequentes.

Se a maior parte envolve esquecimentos, a empresa pode reforçar a comunicação. Notificações também ajudam.

Quando o problema acontece em determinado local, avalie o método de registro. Talvez seja necessário disponibilizar outro canal.

Equipes externas podem precisar de registro por aplicativo. Locais sem internet exigem funcionamento offline.

Marcações duplicadas podem indicar dificuldade no equipamento. Já atrasos recorrentes precisam de análise da liderança.

O objetivo não é impedir o ajuste de ponto. É reduzir as causas das inconsistências.

Quais indicadores devem ser acompanhados?

A empresa pode medir o processo sem expor individualmente os colaboradores.

Acompanhe:

• quantidade de ajustes por mês;

• motivos mais frequentes;

• equipes com maior volume;

• tempo médio de aprovação;

• solicitações rejeitadas;

• marcações esquecidas;

• duplicidades;

• alterações realizadas após o fechamento;

• pedidos sem justificativa;

• ajustes com impacto em horas extras.

Esses dados mostram onde o processo está falhando.

Um aumento repentino pode indicar problemas no equipamento, na jornada ou na comunicação.

Por que planilhas e mensagens aumentam o risco?

Uma solicitação enviada por mensagem pode ser esquecida.

Outra pode chegar por e-mail. Uma terceira fica registrada em uma planilha individual.

No fechamento, o DP precisa reunir todas as informações. Também precisa descobrir quais versões estão corretas.

Esse modelo aumenta o retrabalho.

Além disso, mensagens podem ser apagadas. Planilhas podem ser alteradas sem indicar quem realizou a mudança.

Um fluxo digital mantém pedido, justificativa e decisão no mesmo lugar.

Assim, o histórico acompanha o registro do colaborador.

Como a Easydots ajuda no ajuste de ponto?

O ponto digital da Easydots centraliza marcações, solicitações e tratamentos.

O colaborador pode enviar justificativas e pedidos pelo aplicativo. Também consegue anexar documentos quando necessário.

A solicitação segue para análise. O histórico registra as informações do processo.

O DP acompanha relatórios de inconsistências. Dessa forma, consegue localizar pendências antes do fechamento.

A plataforma também calcula banco de horas, horas extras, DSR e adicional noturno conforme as regras configuradas.

O espelho de ponto pode ser disponibilizado e assinado digitalmente. Isso reduz impressões e facilita o acompanhamento das pendências.

A marcação pode ocorrer pelo aplicativo, web ou equipamentos compatíveis. Também existe funcionamento offline com sincronização posterior.

Já o controle de pausas ajuda a acompanhar intervalos de forma centralizada.

A tecnologia não decide sozinha se uma justificativa é válida. Essa responsabilidade continua com a empresa.

Por isso, regras bem configuradas e responsáveis definidos são essenciais.

Menos alterações manuais e mais segurança no fechamento

O ajuste de ponto não deve ser tratado como um simples campo editável.

Ele faz parte de um processo que afeta remuneração, jornada e direitos trabalhistas.

Uma correção segura preserva a marcação original. Também identifica o motivo, o solicitante e o responsável pela aprovação.

Quando essas informações ficam espalhadas, o fechamento se torna mais lento. O risco de erro também aumenta.

Com um sistema digital, o DP acompanha as inconsistências durante o período. Assim, não precisa resolver tudo nos últimos dias do mês.

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Perguntas frequentes

A empresa pode fazer ajuste de ponto?

Sim. A empresa pode tratar omissões e indicar marcações indevidas. Porém, deve preservar os registros originais e manter o histórico do tratamento.

O gestor pode alterar o horário do colaborador?

O gestor pode participar da análise e aprovação. Porém, não deve criar horários fictícios ou substituir silenciosamente uma marcação verdadeira.

O colaborador precisa justificar o pedido?

Sim. A justificativa ajuda a demonstrar o motivo da correção. Dependendo do caso, a empresa também pode solicitar um documento.

Uma marcação duplicada pode ser excluída?

Ela pode ser indicada como indevida no programa de tratamento. O registro original deve permanecer preservado.

A empresa pode apagar uma hora extra não autorizada?

Não deve apagar o tempo efetivamente trabalhado. A falta de autorização pode ser tratada internamente, mas não transforma a hora trabalhada em inexistente.

Todo atraso de poucos minutos precisa ser ajustado?

Não. A CLT prevê tolerância de até cinco minutos por marcação, limitada a dez minutos diários. O horário original deve continuar registrado.

O colaborador precisa ter acesso ao espelho?

Sim. A Portaria 671 determina que o trabalhador tenha acesso às informações do espelho de ponto mensalmente.

Atestado médico pode ser enviado por mensagem?

Esse método aumenta o risco de exposição. Dados de saúde são sensíveis. O ideal é usar um canal seguro, com acesso limitado e histórico organizado.

A Easydots faz a folha de pagamento?

Não. A Easydots controla a jornada e organiza os dados para o fechamento do ponto. As informações podem seguir para a folha, contabilidade ou ERP.