Como migrar do ponto manual para o ponto digital

Como migrar do ponto manual para o ponto digital

Saber como migrar do ponto manual para o ponto digital ajuda a reduzir erros. Também melhora o fechamento e organiza a jornada dos colaboradores.

No controle manual, as informações ficam espalhadas. A empresa pode usar folhas, livros, planilhas e mensagens. Depois, o Departamento Pessoal precisa reunir tudo.

Esse processo consome tempo. Além disso, aumenta o risco de dados incorretos.

O ponto digital centraliza as marcações. Ele também registra solicitações, aprovações e alterações. Assim, o DP acompanha as pendências durante o mês.

Porém, a migração precisa ser planejada. Não basta contratar um sistema e começar a usá-lo.

Neste artigo, você verá como fazer essa mudança com segurança.

Por que migrar do ponto manual para o ponto digital?

O controle manual depende de várias tarefas repetitivas.

Alguém precisa coletar as marcações. Depois, deve conferir os horários e procurar informações ausentes.

Quando existe um erro, o processo volta algumas etapas.

Uma marcação pode estar ilegível. Uma fórmula pode ser alterada. Uma folha também pode ser perdida.

Ao migrar do ponto manual para o ponto digital, a empresa centraliza os registros. Isso facilita a consulta e o acompanhamento das jornadas.

Entre os principais benefícios estão:

• menos erros de digitação;

• redução do uso de papel;

• dados reunidos em um só lugar;

• acompanhamento de horas extras;

• controle do banco de horas;

• histórico de solicitações;

• mais autonomia para os colaboradores;

• melhor organização no fechamento;

• acesso rápido aos registros anteriores;

• mais segurança nas conferências.

A tecnologia não elimina a análise do DP. Ela entrega informações mais organizadas para essa análise.

Sinais de que o ponto manual chegou ao limite

Alguns problemas aparecem antes de a empresa decidir mudar.

Observe se estas situações fazem parte da rotina:

• o fechamento sempre acontece com pressa;

• existem várias versões da mesma planilha;

• ajustes são enviados por mensagens;

• o DP precisa cobrar horários ausentes;

• documentos antigos são difíceis de encontrar;

• os gestores descobrem horas extras tarde demais;

• colaboradores questionam os saldos;

• apenas uma pessoa conhece todo o processo;

• erros de digitação aparecem com frequência;

• o crescimento exige novos controles paralelos.

Um problema isolado pode ter uma solução simples. Porém, vários sinais indicam que o método precisa ser revisto.

Ponto manual e ponto digital: o que muda?

A principal diferença está na organização da informação.

ProcessoPonto manualPonto digitalRegistroPapel, livro ou planilhaAplicativo, navegador ou equipamentoConferênciaFeita manualmenteApoiada por relatórios e alertasAjustesPapel, e-mail ou mensagemSolicitação registrada no sistemaHistóricoEspalhado em arquivosCentralizadoBanco de horasCalculado em planilhasCalculado conforme as regrasConsultaDepende do DPPode ser feita pelo colaboradorAprovaçãoDifícil de rastrearMantém responsável e históricoFechamentoConcentra muitas tarefasPode ser acompanhado durante o mês

O ponto digital não dispensa a conferência. O DP ainda precisa analisar exceções e validar o período.

A diferença está na qualidade dos dados disponíveis.

O controle de ponto manual é permitido?

Sim. O controle manual não é proibido.

O artigo 74 da CLT permite registros manuais, mecânicos ou eletrônicos.

Estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem registrar os horários de entrada e saída. A legislação não obriga todos a escolherem o meio digital.

Mesmo assim, o ponto digital pode melhorar a gestão. Ele oferece mais rastreabilidade e reduz tarefas manuais.

O registro eletrônico deve atender às regras da Portaria 671. O Ministério do Trabalho reconhece três modelos:

• REP-C, registrador eletrônico convencional;

• REP-A, registrador eletrônico alternativo;

• REP-P, registrador eletrônico por programa.

O REP-P permite o registro por sistemas e aplicativos. A empresa pode consultar as regras na página oficial do MTE.

Antes da contratação, confirme a conformidade da solução. Solicite também os documentos técnicos necessários.

O que fazer antes da migração?

Antes de migrar do ponto manual para o ponto digital, conheça o processo atual.

A empresa precisa entender suas regras. Caso contrário, poderá levar problemas antigos para o novo sistema.

Mapeie o processo atual

Registre como o ponto funciona hoje.

Responda às seguintes perguntas:

• Onde os horários são registrados?

• Quem confere as marcações?

• Como os ajustes são solicitados?

• Quem aprova cada solicitação?

• Quando o fechamento começa?

• Quais planilhas são utilizadas?

• Onde os documentos ficam guardados?

• Quais erros aparecem com frequência?

Esse levantamento mostra os pontos que precisam de melhoria.

Defina os objetivos

A migração precisa ter objetivos claros.

A empresa pode buscar:

• reduzir o tempo de fechamento;

• diminuir erros;

• acompanhar horas extras;

• organizar as solicitações;

• centralizar o histórico;

• dar mais autonomia aos colaboradores;

• preparar os dados para a folha.

Escolha indicadores para medir os resultados. Compare o tempo de fechamento antes e depois da mudança.

Revise as regras de jornada

Confira as jornadas antes do cadastro.

Analise:

• horários de entrada e saída;

• duração dos intervalos;

• escalas;

• trabalho noturno;

• tolerâncias;

• horas extras;

• banco de horas;

• feriados;

• folgas;

• acordos coletivos;

• convenções coletivas.

O sistema aplicará as regras configuradas. Por isso, elas precisam estar corretas.

Quais dados precisam ser preparados?

Uma base organizada facilita a implantação.

Separe estas informações:

• nome e CPF dos colaboradores;

• data de admissão;

• cargo e departamento;

• unidade de trabalho;

• jornada e escala;

• gestores responsáveis;

• saldo do banco de horas;

• feriados locais;

• regras de horas extras;

• permissões de acesso.

Confira os dados antes da importação.

O saldo inicial do banco de horas merece atenção. Ele deve ter uma origem válida e documentada.

Também é necessário escolher uma data de corte.

Antes dessa data, valem os controles anteriores. Depois dela, o sistema digital passa a ser a fonte oficial.

Como escolher um sistema de ponto digital?

A escolha não deve considerar apenas o preço.

O sistema precisa atender à realidade da empresa. Também deve acompanhar seu crescimento.

Conformidade legal

Verifique se a solução atende à Portaria 671. Peça os documentos técnicos ao fornecedor.

Formas de registro

Considere onde os colaboradores trabalham.

A empresa pode precisar de registro por aplicativo, navegador ou equipamento. Algumas operações também utilizam reconhecimento facial.

Conheça a solução de biometria facial da Easydots.

Funcionamento offline

Nem todos trabalham com conexão estável.

Confira se o aplicativo permite marcações offline. O envio pode acontecer quando a internet retornar.

Geolocalização

Equipes externas podem precisar registrar a localização. A cerca virtual também pode limitar a marcação a locais permitidos.

Solicitações e ajustes

O colaborador precisa enviar solicitações pelo sistema. O gestor ou DP deve analisar cada pedido.

O histórico deve mostrar o responsável e a decisão.

Relatórios

Procure relatórios de:

• marcações ausentes;

• atrasos;

• horas extras;

• banco de horas;

• intervalos;

• inconsistências;

• solicitações pendentes.

Esses relatórios ajudam o DP a agir antes do fechamento.

Integrações

Confira como os dados serão enviados para a folha ou contabilidade.

Um sistema de ponto controla a jornada. Ele não necessariamente processa a folha de pagamento.

Segurança

Analise permissões, registros de auditoria e proteção de dados. Cada pessoa deve acessar apenas as informações necessárias.

Como migrar do ponto manual para o ponto digital em 10 passos

A implantação pode ser dividida em etapas.

1. Escolha a data de início

Defina quando o novo sistema começará a valer.

Evite iniciar no último dia do período. Escolha uma data que permita testes e correções.

2. Organize os registros anteriores

Digitalizar não significa apagar o histórico.

Guarde folhas, livros e planilhas antigas. Esses documentos podem ser necessários em consultas futuras.

3. Cadastre os colaboradores

Importe ou registre os dados da equipe.

Depois, confira nomes, documentos, departamentos e unidades.

4. Configure as jornadas

Cadastre horários, intervalos, escalas e folgas.

Não use a mesma jornada para todos. Cada equipe pode ter uma rotina diferente.

5. Defina as permissões

Estabeleça o que cada perfil poderá fazer.

O colaborador registra e consulta o ponto. O gestor analisa sua equipe. O DP administra o processo.

6. Configure as aprovações

Defina quem receberá os ajustes e justificativas.

O fluxo deve ser simples. Também precisa manter um histórico das decisões.

7. Faça um projeto piloto

Teste o sistema com um grupo menor.

Escolha colaboradores com rotinas diferentes. Inclua pessoas do administrativo, da operação e do trabalho externo.

O piloto ajuda a encontrar erros de configuração.

8. Treine a equipe

Mostre como usar o sistema.

O treinamento deve explicar:

• como registrar o ponto;

• como consultar as marcações;

• como enviar um ajuste;

• como anexar uma justificativa;

• quem aprova os pedidos;

• o que fazer sem internet;

• onde pedir ajuda.

Gestores precisam de um treinamento específico. Eles terão responsabilidades diferentes.

9. Comunique o início oficial

Informe a data e os canais disponíveis.

Explique por que a mudança será realizada. Também apresente os benefícios para cada pessoa.

10. Acompanhe o primeiro fechamento

Não espere o último dia para conferir os dados.

Faça uma simulação. Analise marcações ausentes, banco de horas e horas extras.

Corrija as configurações antes do fechamento oficial.

Plano de migração em quatro semanas

Um cronograma simples ajuda a organizar a implantação.

Semana 1: mapeamento

Analise o processo atual. Reúna dados, jornadas e regras.

Semana 2: configuração

Cadastre colaboradores e horários. Configure permissões e aprovações.

Semana 3: treinamento

Treine a equipe. Inicie o projeto piloto e acompanhe as dúvidas.

Semana 4: validação

Revise os registros. Simule o fechamento e corrija as configurações.

O prazo pode variar. Empresas com várias unidades podem fazer a implantação por etapas.

Como comunicar a mudança aos colaboradores?

A comunicação influencia a aceitação do sistema.

Explique por que a empresa decidiu migrar do ponto manual para o ponto digital. Mostre como o novo processo funcionará.

A mensagem deve responder:

• quando o uso começa;

• onde o ponto será registrado;

• como consultar os horários;

• como solicitar um ajuste;

• quem aprovará as solicitações;

• o que fazer em caso de falha;

• onde buscar suporte.

Evite apresentar o sistema apenas como fiscalização.

O ponto digital também beneficia o colaborador. Ele pode consultar seus registros e acompanhar o próprio saldo.

Erros que devem ser evitados

Algumas decisões aumentam o retrabalho.

Digitalizar um processo desorganizado

O sistema não corrige regras contraditórias. Organize a rotina antes da configuração.

Importar saldos incorretos

Confira o banco de horas antes da migração.

Não fazer testes

Uma configuração errada pode afetar toda a equipe. Comece com um projeto piloto.

Treinar somente o DP

Colaboradores e gestores também precisam de orientação.

Manter dois controles oficiais

Usar papel e sistema por tempo indefinido cria conflitos.

Durante o teste, informe qual controle é oficial. Depois, conclua a transição.

Liberar alterações sem aprovação

Todo ajuste precisa ter uma justificativa. O sistema também deve registrar quem aprovou.

Ignorar o trabalho externo

Considere internet, deslocamentos e locais de trabalho.

Confundir ponto com folha

O ponto organiza a jornada. A folha utiliza esses dados para outros cálculos.

Como a Easydots ajuda na migração?

A Easydots centraliza o controle de jornada.

Os colaboradores podem registrar o ponto pelo aplicativo ou navegador. Outros formatos estão disponíveis conforme o plano contratado.

A plataforma oferece recursos como:

• registro online e offline;

• gestão de jornadas;

• escalas de trabalho;

• banco de horas;

• controle de horas extras;

• relatórios de inconsistências;

• ajustes e justificativas;

• anexos de documentos;

• fluxos de aprovação;

• geolocalização;

• cerca virtual;

• espelho de ponto digital;

• assinatura do colaborador;

• integrações por API.

Conheça o sistema de ponto digital Easydots.

A plataforma organiza os dados para o fechamento. Ela não processa a folha de pagamento.

As informações podem seguir para o sistema de folha, ERP ou contabilidade.

A empresa também pode digitalizar a entrega de documentos. Conheça os recursos de holerites e documentos digitais.

É possível testar o ponto digital gratuitamente?

Sim.

O Easy Grátis permite migrar do ponto manual para o ponto digital sem mensalidade.

Ele é gratuito e vitalício para empresas com até cinco colaboradores ativos.

O plano oferece:

• cadastro de até cinco colaboradores;

• registro pelo aplicativo;

• registro pelo navegador;

• uma jornada configurável;

• espelho de ponto digital.

Empresas com mais de cinco colaboradores também podem testar a Easydots. Para isso, precisam conversar com a equipe comercial.

Veja todas as informações do Easy Grátis.

Quer começar agora? Crie sua conta gratuita na Easydots.

Conclusão

Decidir migrar do ponto manual para o ponto digital pode reduzir erros e retrabalho. A mudança também melhora o controle das jornadas.

Porém, o resultado depende da implantação.

Mapeie o processo atual. Revise as regras. Organize os dados e faça testes.

Depois, treine a equipe e acompanhe o primeiro fechamento.

Com informações centralizadas, o DP ganha tempo. Os gestores acompanham suas equipes. Já os colaboradores têm mais acesso aos próprios registros.

Perguntas frequentes

O ponto manual é ilegal?

Não. A legislação permite controles manuais, mecânicos e eletrônicos.

Toda empresa precisa usar ponto digital?

Não. Porém, o registro dos horários é obrigatório em estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores.

Como migrar do ponto manual para o ponto digital com segurança?

Comece pelo mapeamento das regras. Depois, organize os dados, configure o sistema e realize um projeto piloto.

Posso transferir o banco de horas?

Sim. Os saldos precisam ser conferidos e documentados antes da importação.

Preciso descartar os registros em papel?

Não. Organize e mantenha os registros anteriores conforme as obrigações aplicáveis.

O ponto digital funciona sem internet?

Depende da solução. O aplicativo da Easydots permite registrar o ponto offline e sincronizar depois.

A Easydots faz a folha de pagamento?

Não. A Easydots organiza a jornada e apoia o fechamento do ponto.

O Easy Grátis é vitalício?

Sim. Ele é gratuito e vitalício para empresas com até cinco colaboradores ativos.

Empresas com mais de cinco colaboradores podem testar?

Sim. Elas podem solicitar um teste gratuito conversando com a equipe comercial da Easydots.