Como escolher o melhor sistema de ponto para sua empresa
Aprenda como escolher o melhor sistema de ponto para sua empresa. Compare segurança, recursos, suporte, integrações e conformidade com a Portaria 671.
Escolher o melhor sistema de ponto exige mais do que comparar preços.
A empresa precisa analisar sua operação. Quantidade de colaboradores, jornadas, unidades e trabalho externo fazem diferença.
Também é necessário avaliar a facilidade de uso. O sistema será usado todos os dias por colaboradores e gestores.
Uma escolha ruim pode gerar retrabalho. Também pode causar registros incompletos e problemas no fechamento do ponto.
Já uma boa plataforma melhora o controle. Ela reduz tarefas manuais e organiza as informações da jornada.
Neste guia, você aprenderá a escolher o melhor sistema de ponto para sua empresa.
O que é um sistema de ponto digital?
Um sistema de ponto digital registra os horários dos colaboradores.
As marcações podem ser realizadas por diferentes meios:
aplicativo no celular;
navegador no computador;
tablet compartilhado;
reconhecimento facial;
relógio de ponto;
terminal eletrônico;
equipamentos integrados.
A plataforma organiza os horários de entrada, saída e intervalo.
Ela também pode acompanhar horas extras, faltas, atrasos e banco de horas.
Porém, o sistema de ponto não calcula a folha de pagamento.
Ele organiza e fecha as informações da jornada. Depois, os dados podem ser enviados para o sistema da folha.
O que define o melhor sistema de ponto?
O melhor sistema de ponto é aquele que atende às necessidades reais da empresa.
Ele também precisa acompanhar o crescimento da operação.
Antes de comparar fornecedores, responda a estas perguntas:
Quantos colaboradores registrarão o ponto?
A empresa possui mais de um CNPJ?
Existem várias unidades?
Há colaboradores externos?
A internet é estável?
Existem diferentes jornadas?
A empresa trabalha com banco de horas?
Há turnos noturnos?
Existem escalas complexas?
Será necessário usar reconhecimento facial?
O sistema precisa integrar com outros programas?
Quem fará o fechamento do ponto?
Essas respostas ajudam a eliminar opções inadequadas.
Elas também evitam a contratação de recursos que nunca serão usados.
1. Verifique a conformidade com a Portaria 671
A conformidade legal deve ser o primeiro critério.
A Portaria MTP nº 671/2021 regulamenta o registro eletrônico de ponto.
Um sistema adequado deve:
registrar os horários verdadeiros;
preservar as marcações originais;
não bloquear registros válidos;
evitar marcações automáticas indevidas;
fornecer comprovantes ao trabalhador;
manter o histórico dos ajustes;
gerar os arquivos obrigatórios;
permitir a auditoria dos registros.
A empresa também deve solicitar o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade.
Esse documento é emitido pelo desenvolvedor. Ele declara que o programa atende às determinações da Portaria 671.
Não aceite apenas a frase “sistema homologado”.
Peça os documentos. Confira como os comprovantes e arquivos são gerados.
O melhor sistema de ponto deve unir facilidade e conformidade legal.
2. Escolha as formas de registro
Nem todas as empresas registram o ponto da mesma forma.
Um escritório pode usar celular e computador. Uma indústria pode precisar de terminais faciais.
Já uma construtora pode ter equipes em várias obras.
Por isso, avalie quais formas de registro serão necessárias.
Registro por aplicativo
O aplicativo é indicado para equipes externas ou híbridas.
O colaborador registra o ponto pelo celular. A empresa pode validar o local da marcação.
Registro pelo computador
Essa opção funciona bem em escritórios.
O registro é feito pelo navegador. Não é necessário instalar um equipamento físico.
Reconhecimento facial
O reconhecimento facial é indicado para operações com maior fluxo.
A tecnologia reduz o uso de cartões e senhas. Também dificulta registros feitos por terceiros.
Relógio de ponto
Algumas empresas já possuem relógios físicos.
Nesse caso, verifique se o novo sistema importa as marcações corretamente.
Registro offline
O modo offline é importante em locais com sinal instável.
A marcação fica salva. Depois, ela é sincronizada quando a conexão retorna.
O melhor sistema de ponto deve oferecer as formas de registro necessárias.
3. Avalie a facilidade de uso
Um sistema pode ter muitos recursos. Mesmo assim, ele pode ser difícil de usar.
Se o colaborador não entende o aplicativo, aumentam as falhas.
Se o gestor não encontra as informações, o controle perde eficiência.
Durante a demonstração, avalie:
quantidade de passos para registrar o ponto;
organização das telas;
facilidade para consultar marcações;
envio de justificativas;
solicitação de ajustes;
consulta do banco de horas;
acesso aos comprovantes;
velocidade do sistema;
funcionamento pelo celular.
O Departamento Pessoal também deve testar o painel.
Cadastrar colaboradores precisa ser simples. Configurar jornadas também não pode ser complicado.
O melhor sistema de ponto facilita a rotina de todos os usuários.
4. Analise o fechamento do ponto
Registrar os horários é apenas o começo.
O maior trabalho costuma aparecer no fechamento do período.
Nessa etapa, o DP confere faltas, atrasos, horas extras e ajustes.
O sistema deve ajudar a:
encontrar marcações incompletas;
identificar atrasos;
acompanhar faltas;
calcular banco de horas;
tratar horas extras;
organizar justificativas;
controlar solicitações;
anexar documentos;
gerar o espelho de ponto;
coletar assinaturas;
exportar os dados.
Um fechamento confuso aumenta o risco de erro.
As pendências precisam aparecer com clareza. Assim, o responsável sabe o que deve corrigir.
O melhor sistema de ponto reduz o tempo gasto no fechamento.
5. Confira as jornadas disponíveis
Cada empresa possui regras diferentes.
Algumas trabalham em horário comercial. Outras possuem turnos, plantões ou trabalho noturno.
Verifique se o sistema permite configurar:
jornadas fixas;
jornadas flexíveis;
escala 5×2;
escala 6×1;
escala 12×36;
turnos noturnos;
horários alternados;
banco de horas;
tolerâncias;
intervalos;
feriados;
compensações;
troca de jornada.
Não adapte toda a empresa a uma plataforma limitada.
O sistema deve acompanhar as regras da operação.
Também precisa respeitar a legislação e os instrumentos coletivos.
6. Verifique a geolocalização
A geolocalização mostra onde o ponto foi registrado.
Esse recurso é útil para equipes externas.
A cerca virtual cria áreas autorizadas. O colaborador registra o ponto apenas dentro desses locais.
Esses recursos atendem:
vendedores externos;
técnicos de campo;
construção civil;
agronegócio;
prestadores de serviços;
empresas com filiais;
trabalho híbrido;
equipes em diferentes clientes.
A geolocalização deve ser usada com transparência.
O colaborador precisa saber quais informações serão coletadas.
A empresa também deve usar os dados apenas para a finalidade informada.
7. Avalie a segurança e a LGPD
O sistema armazena informações pessoais e trabalhistas.
Por isso, a segurança não pode ser ignorada.
Pergunte ao fornecedor:
Como os dados são protegidos?
Existem diferentes níveis de acesso?
O sistema mantém histórico de auditoria?
Como funciona o backup?
Quem pode acessar os dados?
Existe uma política de privacidade?
Como são tratados os incidentes?
Quais informações são coletadas?
Como os dados biométricos são protegidos?
A Portaria 671 também exige o respeito à LGPD.
Se houver reconhecimento facial, o cuidado deve ser maior. A biometria é um dado pessoal sensível.
O melhor sistema de ponto deve proteger os dados desde o cadastro.
8. Confira os relatórios
Relatórios organizados economizam tempo.
Eles ajudam o Departamento Pessoal a encontrar problemas antes do fechamento.
Verifique se o sistema apresenta:
espelho de ponto;
horas extras;
banco de horas;
faltas;
atrasos;
marcações incompletas;
registros por local;
ajustes realizados;
solicitações;
anexos;
inconsistências.
Também confira os formatos de exportação.
Os relatórios devem ser fáceis de filtrar. O compartilhamento também precisa ser simples.
9. Analise as integrações
Empresas que usam sistemas de RH precisam avaliar as integrações.
Sem integração, o DP pode digitar as mesmas informações várias vezes.
Pergunte se a plataforma oferece:
exportação para a folha;
importação de colaboradores;
integração com relógios;
conexão com terminais faciais;
API;
documentação técnica;
integração com sistemas de RH;
formatos de exportação compatíveis.
A Easydots não calcula a folha de pagamento.
Ela organiza o fechamento do ponto. Depois, os dados podem ser enviados ao sistema responsável pela folha.
10. Pesquise a qualidade do suporte
Problemas no ponto afetam toda a empresa.
Por isso, o suporte precisa ser fácil de acessar.
Avalie:
canais de atendimento;
horário de funcionamento;
tempo de resposta;
atendimento humano;
ajuda na configuração;
qualidade das orientações;
materiais de treinamento;
acompanhamento após a contratação.
Um sistema barato pode sair caro. Isso acontece quando ninguém consegue ajudar nos momentos importantes.
O melhor sistema de ponto também precisa ter um bom suporte.
11. Verifique a capacidade de crescimento
A plataforma deve atender a empresa hoje.
Também precisa continuar adequada no futuro.
Confira se será possível:
adicionar colaboradores;
cadastrar novos CNPJs;
criar outras jornadas;
administrar filiais;
instalar terminais faciais;
integrar controles de acesso;
ampliar os relatórios;
adicionar gestores;
contratar novos recursos.
Migrar de plataforma exige tempo.
Uma solução escalável evita outra troca quando a empresa crescer.
12. Compare o custo total
O menor preço nem sempre representa a maior economia.
Considere todos os custos da operação:
mensalidade;
equipamentos;
configuração;
treinamento;
integrações;
suporte;
manutenção;
tempo gasto pelo DP;
retrabalho;
erros manuais.
Uma plataforma eficiente pode reduzir muitas horas de trabalho.
Essa economia pode superar a diferença entre as mensalidades.
O melhor sistema de ponto entrega valor. Ele não oferece apenas um preço baixo.
Erros ao escolher um sistema de ponto
Alguns erros podem comprometer a decisão.
Escolher somente pelo preço
Um sistema barato pode não ter os recursos necessários.
A economia inicial pode virar retrabalho.
Contratar sem testar
A demonstração é importante. Porém, o uso real mostra como a plataforma funciona.
Sempre que possível, faça um teste com parte da equipe.
Ignorar o Departamento Pessoal
A direção pode aprovar a compra.
Porém, o DP será responsável pela operação diária.
Inclua os futuros usuários na avaliação.
Não verificar os documentos
Solicite o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade.
Confirme também a geração dos arquivos obrigatórios.
Comprar funções desnecessárias
Mais recursos não garantem uma escolha melhor.
Priorize as funções que resolvem problemas reais.
Ignorar o suporte
O suporte faz diferença na configuração e no fechamento.
Converse com a equipe de atendimento antes de contratar.
Perguntas para fazer ao fornecedor
Use estas perguntas durante a demonstração:
O sistema está adequado à Portaria 671?
A empresa fornece o Atestado Técnico?
Quais formas de registro estão disponíveis?
Existe funcionamento offline?
O sistema possui geolocalização?
É possível criar cercas virtuais?
Existe reconhecimento facial?
Quais jornadas podem ser configuradas?
O sistema controla banco de horas?
Como o colaborador solicita ajustes?
O espelho pode ser assinado?
Quais relatórios estão disponíveis?
O sistema gera AFD e AEJ?
Existem integrações?
A plataforma possui API?
Como funciona o suporte?
É possível testar o sistema?
O histórico será mantido após um upgrade?
Essas respostas ajudam a encontrar o melhor sistema de ponto.
Por que escolher a Easydots?
A Easydots é uma plataforma completa para a gestão de jornada.
Ela atende pequenas equipes e grandes operações.
Entre os recursos disponíveis estão:
registro pelo aplicativo;
registro pelo computador;
ponto online e offline;
geolocalização;
cerca virtual;
reconhecimento facial;
integração com equipamentos;
banco de horas;
controle de horas extras;
diferentes jornadas;
solicitações pelo aplicativo;
envio de atestados;
assinatura do espelho;
relatórios de inconsistências;
APIs e integrações;
controle de acessos;
gestão de pausas;
controle de refeitório;
suporte humano.
A plataforma é adequada à Portaria 671.
Ela organiza as marcações e facilita o fechamento do ponto.
A empresa também pode combinar diferentes formas de registro.
Conheça a Easydots e descubra a configuração ideal para sua operação.
É possível testar a Easydots gratuitamente?
Sim.
O Plano Grátis da Easydots atende empresas com até cinco colaboradores.
Ele oferece recursos essenciais:
registro pelo aplicativo;
registro pela web;
uma jornada configurável;
controle de ponto online;
espelho de ponto;
solicitações de ajuste.
A empresa pode conhecer a plataforma antes de contratar recursos avançados.
Conforme a equipe crescer, é possível migrar de plano. O histórico permanece no sistema.
Crie sua conta no Plano Grátis da Easydots.
Afinal, qual é o melhor sistema de ponto?
Não existe uma resposta igual para todas as empresas.
O melhor sistema de ponto atende à legislação. Ele também facilita a rotina dos colaboradores e do DP.
A plataforma deve acompanhar o crescimento da operação.
Antes de contratar, analise os métodos de registro. Confira também jornadas, relatórios, integrações e suporte.
Evite escolher somente pelo preço.
A Easydots reúne ponto, reconhecimento facial e geolocalização. Também oferece controle de acessos, pausas e refeitório.
Sua empresa pode começar com uma estrutura simples. Depois, pode adicionar recursos conforme a necessidade.
Conheça a Easydots e encontre o melhor sistema de ponto para sua empresa.
Modernize o DP da sua empresa com a Easydots
Ponto digital, biometria facial, controle de acesso e refeitório em uma única plataforma.
