Holerite digital e assinatura de documentos no RH
Veja como o holerite digital e a assinatura de documentos reduzem papéis, agilizam o RH e facilitam o acesso dos colaboradores aos seus arquivos digitais.
O holerite digital facilita a entrega dos demonstrativos de pagamento. Além de reduzir o uso de papel, o holerite digital centraliza documentos e melhora a comunicação entre o RH e os colaboradores.
Em vez de imprimir cada documento, a empresa faz o envio pela plataforma. Depois, o colaborador acessa o arquivo pelo aplicativo.
O mesmo processo pode ser usado para outros documentos. Entre eles estão recibos, avisos, informes e comunicados internos.
Com a Easydots, o RH envia um arquivo em lote. O sistema identifica e separa os documentos de cada colaborador.
Assim, cada pessoa recebe apenas os seus arquivos. Além disso, o RH acompanha o processo de forma centralizada.
O que é holerite digital?
O holerite digital é a versão eletrônica do demonstrativo de pagamento. Ele também pode ser chamado de contracheque digital.
O documento apresenta informações sobre a remuneração. Entre elas estão proventos, descontos e o valor líquido.
Dependendo da folha, o holerite pode incluir:
Salário-base;
Horas extras;
Adicionais;
Comissões;
Bonificações;
Descontos;
Contribuições;
Faltas;
Atrasos;
Benefícios;
Valor líquido.
A empresa continua gerando o documento pelo sistema de folha. A Easydots não calcula os salários e não fecha a folha de pagamento.
O módulo recebe os documentos prontos. Em seguida, organiza a entrega aos colaboradores.
Como funciona o envio de holerites?
O processo foi criado para reduzir tarefas manuais.
Primeiro, o RH gera o arquivo no sistema de folha. Esse documento pode reunir os holerites de vários colaboradores.
Depois, o responsável envia o arquivo para a Easydots. A plataforma separa os documentos de forma automática.
Cada arquivo fica ligado ao colaborador correto. Assim, o RH não precisa recortar e enviar cada PDF manualmente.
O fluxo pode seguir estas etapas:
O RH fecha a folha no sistema responsável;
O arquivo com os holerites é gerado;
O responsável envia o PDF para a Easydots;
O sistema separa os documentos;
Cada holerite é ligado ao seu colaborador;
Os arquivos ficam disponíveis para consulta;
O colaborador acessa o aplicativo;
A assinatura ou confirmação é realizada;
O RH acompanha o andamento.
Esse processo reduz o tempo gasto com impressão e distribuição.
Quais documentos podem ser enviados?
O módulo não precisa ficar limitado ao holerite mensal. A empresa pode usar a plataforma para organizar outros documentos.
Entre os exemplos estão:
Holerites;
Recibos de férias;
Recibos do décimo terceiro;
Informes de rendimentos;
Comunicados internos;
Políticas da empresa;
Termos;
Avisos;
Recibos;
Documentos para ciência;
Outros arquivos em PDF.
A disponibilidade pode variar conforme a configuração contratada. Por isso, a empresa deve definir quais documentos farão parte do processo.
Conheça o módulo de holerites e assinatura de documentos da Easydots.
Quais problemas existem na entrega manual?
A entrega em papel exige várias etapas. O RH precisa imprimir, separar, distribuir e arquivar os documentos.
Quando a empresa possui muitos colaboradores, o processo fica ainda mais demorado.
Entre os problemas mais comuns estão:
Alto uso de papel;
Custos com impressão;
Documentos entregues à pessoa errada;
Holerites perdidos;
Falta de confirmação;
Atrasos na distribuição;
Dificuldade para localizar arquivos;
Colaboradores em outras unidades;
Acúmulo de documentos físicos;
Retrabalho para emitir segunda via.
Essas dificuldades aumentam quando a empresa possui várias filiais. Equipes externas também tornam a entrega mais complexa.
O holerite digital elimina grande parte dessas etapas.
Benefícios do holerite digital para o RH
A digitalização torna a rotina mais simples. Ela também permite que o RH acompanhe os documentos em um único ambiente.
Entre os principais benefícios estão:
Menos impressões;
Redução de tarefas manuais;
Envio em lote;
Separação automática;
Menos risco de troca de documentos;
Histórico organizado;
Acompanhamento das assinaturas;
Localização rápida;
Redução do espaço físico;
Mais agilidade para o departamento pessoal.
Assim, a equipe ganha tempo para outras atividades. Ela não precisa repetir o mesmo processo todos os meses.
Benefícios para os colaboradores
A mudança também melhora a experiência do trabalhador.
O colaborador acessa seus documentos pelo aplicativo. Ele não precisa ir até o RH para pedir uma segunda via.
Entre as vantagens estão:
Acesso mais fácil;
Consulta pelo celular;
Arquivos organizados;
Menos risco de perda;
Mais privacidade;
Facilidade para baixar o documento;
Assinatura eletrônica;
Acesso mesmo fora da empresa.
Essa autonomia reduz solicitações ao RH. Também oferece mais clareza sobre os documentos recebidos.
Como funciona a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica registra a ação do colaborador. Ela pode indicar a ciência ou o recebimento de um documento.
Primeiro, o arquivo fica disponível no aplicativo. Depois, o colaborador acessa e confere as informações.
Em seguida, ele realiza a assinatura pelo meio configurado. O sistema registra o andamento do processo.
O RH pode acompanhar quem já realizou a ação. Também consegue identificar os documentos pendentes.
Esse processo oferece mais rastreabilidade. Porém, a assinatura não deve ser tratada como garantia automática de validade para qualquer documento.
A finalidade, o método e o contexto precisam ser analisados. Em situações específicas, a empresa deve buscar orientação jurídica.
Assinatura eletrônica e assinatura digital são iguais?
Os termos são usados como sinônimos com frequência. Porém, eles podem representar métodos diferentes.
A assinatura eletrônica é um conceito mais amplo. Ela envolve diferentes formas de identificar o autor de uma ação eletrônica.
Já a assinatura digital costuma utilizar certificado digital e recursos criptográficos específicos.
Nem todo documento exige certificado digital. O método adequado depende da finalidade e do nível de segurança necessário.
A Easydots oferece recursos para coleta eletrônica de assinaturas. A empresa deve analisar se o método atende ao documento enviado.
A assinatura comprova o pagamento?
A assinatura do holerite pode registrar a ciência ou o recebimento do demonstrativo. Porém, ela não substitui automaticamente a comprovação do pagamento.
O holerite detalha os valores. Já o comprovante bancário demonstra a transferência do salário.
Por isso, a empresa deve manter os registros necessários. Cada documento possui uma finalidade.
Também é importante destacar outra diferença. A Easydots não faz o fechamento da folha de pagamento.
A plataforma organiza o ponto e os documentos. A folha continua sendo processada pelo sistema responsável.
Envio em lote reduz o trabalho do RH
Enviar documentos um por um consome tempo. Além disso, aumenta a chance de erros.
Com o envio em lote, o RH utiliza um único arquivo. A plataforma separa os documentos para cada colaborador.
Imagine uma empresa com centenas de trabalhadores. Sem automação, o responsável precisaria abrir, salvar e enviar cada holerite.
Esse trabalho se repete todos os meses. Também volta a acontecer no décimo terceiro e nas férias.
A separação automática reduz essas tarefas. Assim, o processo se torna mais rápido e padronizado.
Controle de documentos pendentes
Um dos desafios do RH é saber quem já assinou. No papel, essa conferência pode exigir várias listas.
Com a plataforma digital, o andamento fica centralizado. O gestor identifica os documentos concluídos e pendentes.
Esse acompanhamento ajuda a:
Enviar lembretes;
Localizar pendências;
Identificar problemas de acesso;
Organizar os prazos;
Manter o histórico;
Preparar auditorias internas.
A empresa também pode revisar seus processos. Muitas pendências no mesmo setor podem indicar falta de treinamento.
Holerite digital para empresas com várias unidades
Empresas com filiais enfrentam desafios maiores. Os documentos precisam chegar a colaboradores em diferentes cidades.
A distribuição física gera custos. Também pode causar atrasos.
Com o holerite digital, a distância deixa de ser um problema. Cada colaborador acessa seus arquivos pelo aplicativo.
A solução atende operações como:
Indústrias;
Cooperativas;
Obras;
Comércios;
Escritórios;
Centros de distribuição;
Instituições de ensino;
Empresas com equipes externas;
Organizações com várias filiais.
Tudo fica centralizado na mesma plataforma. Isso facilita o acompanhamento pela matriz.
Redução de papel e custos
A impressão de documentos parece um custo pequeno. Porém, ela acontece todos os meses.
Além do papel, existem gastos com tinta, manutenção e armazenamento. A empresa também utiliza tempo da equipe.
A digitalização reduz esses custos. Ela ainda diminui a necessidade de arquivos físicos.
Os documentos digitais também são mais fáceis de localizar. Basta pesquisar o colaborador e o período desejado.
Organização para auditorias
Durante uma auditoria, a empresa pode precisar localizar documentos antigos.
Quando os arquivos estão em caixas, a busca leva tempo. O problema aumenta quando faltam assinaturas ou recibos.
Com uma plataforma digital, os documentos ficam organizados. O RH consegue consultar o histórico com mais agilidade.
Isso não elimina todos os riscos. Porém, melhora a rastreabilidade.
Veja também como a organização dos registros pode ajudar diante do crescimento das ações trabalhistas no Brasil.
Proteção de dados nos holerites
O holerite contém informações pessoais e financeiras. Por isso, seu acesso deve ser protegido.
A empresa precisa impedir que uma pessoa veja o documento de outra. Também deve limitar o acesso dos gestores.
Entre os cuidados necessários estão:
Acesso individual;
Permissões internas;
Senhas protegidas;
Histórico das ações;
Armazenamento seguro;
Prazo de retenção;
Processo de exclusão;
Resposta a incidentes;
Treinamento da equipe.
A empresa deve seguir a LGPD. Ela também precisa informar como os dados serão utilizados.
Consulte a Política de Privacidade da Easydots.
Como implantar o holerite digital?
A implantação começa pelo mapeamento do processo atual.
A empresa deve responder algumas perguntas:
Qual sistema gera a folha?
Como o PDF é exportado?
Quais documentos serão enviados?
Quem será responsável pelo upload?
Os colaboradores já utilizam o aplicativo?
Quais arquivos exigem assinatura?
Como as pendências serão tratadas?
Por quanto tempo os documentos serão mantidos?
Quem poderá consultar os arquivos?
Como os colaboradores receberão suporte?
Depois, a empresa pode realizar um teste. O ideal é começar com um grupo menor.
Essa etapa ajuda a identificar ajustes. Após a validação, o processo pode ser liberado para toda a equipe.
Como a Easydots ajuda?
A solução de holerites e assinatura de documentos centraliza o processo.
Entre os recursos estão:
Envio de arquivos em lote;
Separação automática por colaborador;
Disponibilização pelo aplicativo;
Assinatura eletrônica;
Gestão de documentos;
Acompanhamento de pendências;
Histórico organizado;
Acesso individual;
Redução do uso de papel;
Integração com a gestão de colaboradores.
O RH economiza tempo. Já o colaborador acessa seus documentos com mais facilidade.
A solução complementa o controle de ponto. Porém, ela não substitui o sistema de folha de pagamento.
Perguntas frequentes
A Easydots calcula o holerite?
Não. O holerite é gerado pelo sistema de folha utilizado pela empresa.
Posso enviar vários holerites juntos?
Sim. O RH pode enviar um arquivo em lote para separação.
O colaborador acessa pelo celular?
Sim. Os documentos podem ser consultados pelo aplicativo.
É possível coletar assinaturas?
Sim. O módulo permite a assinatura eletrônica dos documentos.
Posso enviar outros documentos?
Sim. A empresa pode utilizar o módulo para diferentes arquivos em PDF.
O sistema substitui a folha de pagamento?
Não. A Easydots não fecha a folha de pagamento. Ela organiza o ponto e a entrega dos documentos.
Digitalize os documentos do seu RH
O holerite digital reduz papéis e tarefas manuais. Ele também facilita o acesso dos colaboradores.
Com a Easydots, o RH envia os documentos em lote. Depois, a plataforma realiza a separação.
Cada colaborador acessa seus arquivos pelo aplicativo. O RH também acompanha assinaturas e pendências.
Assim, a empresa ganha mais organização. Além disso, o departamento pessoal economiza tempo todos os meses.
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