Como identificar fraudes no registro de ponto

As fraudes no registro de ponto prejudicam empresas e colaboradores. Elas alteram os dados da jornada e dificultam o pagamento correto das horas trabalhadas.

O problema pode partir do trabalhador, de um gestor ou da própria empresa. Também pode envolver mais de uma pessoa.

Porém, nem toda inconsistência representa uma fraude.

Esquecimentos, falhas de conexão e cadastros incorretos também geram registros incomuns. Por isso, a empresa deve investigar cada situação antes de tomar qualquer decisão.

Identificar fraudes no registro de ponto exige atenção aos padrões. Também exige tecnologia adequada e processos bem definidos.

Neste artigo, você conhecerá os principais sinais de alerta. Além disso, verá como reduzir os riscos e aumentar a segurança do controle de jornada.

O que são fraudes no registro de ponto?

As fraudes no registro de ponto acontecem quando alguém altera ou simula uma marcação de forma intencional. O objetivo pode ser aumentar, reduzir ou esconder o tempo realmente trabalhado.

Um colaborador pode pedir que outra pessoa registre o ponto por ele. Essa prática costuma ser chamada de “ponto amigo”.

Também pode ocorrer o caminho contrário. Um gestor pode impedir o registro de horas extras. Ele também pode pedir que o funcionário continue trabalhando após marcar a saída.

Outros exemplos incluem:

• registrar o ponto sem estar trabalhando;

• marcar em um local não autorizado;

• usar os dados de acesso de outra pessoa;

• inserir horários que não aconteceram;

• apagar horas extras;

• modificar intervalos;

• criar jornadas que não refletem a realidade;

• impedir o registro da sobrejornada;

• orientar a equipe a trabalhar fora do ponto.

Todos esses casos comprometem a confiança dos registros.

O que a legislação exige?

O artigo 74 da CLT determina o controle de entrada e saída nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. Esse registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico.

Empresas menores também podem adotar o controle de ponto. Além disso, uma norma coletiva pode estabelecer regras específicas.

No caso do ponto eletrônico, a Portaria MTP nº 671/2021 define requisitos importantes.

O sistema deve registrar fielmente as marcações realizadas. Ele não pode restringir o horário da batida. Também não pode exigir autorização prévia para registrar horas extras.

A marcação automática baseada no horário contratual é proibida. A exceção ocorre no ponto por exceção, quando existe um acordo válido.

A empresa também não pode simplesmente alterar uma batida original. O tratamento do ponto serve para complementar omissões e indicar marcações indevidas.

Esses ajustes precisam ter motivo e histórico.

Um sinal de alerta não comprova uma fraude

Esse ponto é essencial.

Um registro incomum pode ter várias explicações. Por isso, um único dado não deve gerar uma acusação.

Imagine uma marcação feita fora da cerca virtual. O colaborador pode ter atendido um cliente naquele local. Também pode ter sido deslocado por um gestor.

O mesmo vale para uma sequência de horários semelhantes. Isso pode indicar uma irregularidade. Porém, também pode refletir uma rotina padronizada.

A empresa deve comparar as informações. Depois, precisa ouvir as pessoas envolvidas.

Uma apuração precipitada pode gerar conflitos e punições injustas. Portanto, os sinais devem ser usados para orientar a investigação.

8 sinais de fraudes no registro de ponto

Alguns padrões merecem atenção do RH e do Departamento Pessoal. Eles ajudam a identificar fraudes no registro de ponto, mas não substituem uma investigação.

1. Marcações feitas por outra pessoa

O “ponto amigo” ocorre quando alguém registra a jornada de outro colaborador.

Essa prática é mais comum quando o sistema usa senhas compartilhadas. Também pode ocorrer com cartões ou registros sem validação de identidade.

O funcionário pode estar atrasado ou ausente. Mesmo assim, o sistema mostra uma entrada normal.

O reconhecimento facial reduz esse risco. Ele compara a identidade do usuário durante a marcação.

Ainda assim, a tecnologia precisa ser configurada corretamente.

2. Registros em locais incompatíveis

Uma marcação pode aparecer longe da empresa, da obra ou do cliente atendido.

Esse dado merece análise quando o trabalho deveria ocorrer em um local definido.

A geolocalização ajuda a identificar onde o registro aconteceu. Já a cerca virtual permite determinar áreas autorizadas.

Porém, a localização não comprova que o trabalho foi realizado. Ela apenas mostra o local informado pelo dispositivo no momento da marcação.

3. Horários sempre idênticos

Entradas e saídas sempre no mesmo minuto podem indicar o chamado “ponto britânico”.

Um exemplo seria:

• entrada às 8h;

• intervalo às 12h;

• retorno às 13h;

• saída às 18h.

Esse padrão repetido durante todo o mês merece atenção. Na prática, pequenas variações costumam acontecer.

A Justiça do Trabalho pode considerar inválidos os cartões com horários uniformes. Porém, a empresa precisa analisar o contexto.

A pré-assinalação do intervalo é permitida. O ponto por exceção também pode ser usado quando existe um acordo válido.

4. Muitos ajustes manuais

Esquecimentos acontecem. Entretanto, pedidos frequentes de correção podem revelar um problema maior.

O colaborador pode não compreender as regras. A jornada cadastrada também pode estar errada.

Por outro lado, ajustes repetidos podem esconder atrasos, saídas antecipadas ou horas extras.

O sistema deve registrar:

• quem pediu a alteração;

• qual horário foi incluído;

• por que o ajuste foi necessário;

• quem aprovou a solicitação;

• quando a mudança aconteceu.

Sem esse histórico, a conferência fica mais difícil.

5. Jornada incompatível com o controle de acesso

Os registros de ponto podem indicar uma saída às 18h. Contudo, o controle de acesso pode mostrar movimentação às 20h.

Essa diferença não comprova que houve trabalho até esse horário. A pessoa pode ter permanecido no local por outro motivo.

Mesmo assim, a inconsistência deve ser analisada.

Outras informações também podem ajudar. Entre elas estão escalas, ordens de serviço e registros operacionais.

O cruzamento deve ser proporcional. A empresa também precisa respeitar a LGPD.

6. Trabalho após a marcação de saída

Um colaborador registra a saída e continua trabalhando. Isso pode acontecer por iniciativa própria ou por ordem de um gestor.

A empresa deve observar atividades realizadas após o fim da jornada.

Essa prática esconde horas efetivamente trabalhadas. Além disso, pode gerar diferenças no pagamento e no banco de horas.

Os gestores precisam entender uma regra simples: enquanto houver trabalho, a jornada ainda não terminou.

7. Horas extras que nunca aparecem

Uma operação pode exigir sobrejornada com frequência. Mesmo assim, os cartões não mostram qualquer hora extra.

Esse padrão merece uma análise.

A Portaria nº 671 não permite exigir autorização prévia para o colaborador registrar a sobrejornada.

A empresa pode controlar a realização das horas extras. Porém, não pode impedir a marcação do tempo realmente trabalhado.

Primeiro, registra-se a jornada real. Depois, a empresa trata a autorização conforme suas regras internas.

8. Marcações incompatíveis com a escala

O colaborador aparece trabalhando durante uma folga. Também pode haver marcações simultâneas em locais distantes.

Esses casos podem indicar:

• escala cadastrada incorretamente;

• troca de turno não informada;

• erro no vínculo do colaborador;

• uso indevido de credenciais;

• registro realizado por outra pessoa.

A escala e o ponto precisam conversar. Caso contrário, o DP terá mais dificuldade para identificar irregularidades.

Fraude ou erro operacional?

A diferença está principalmente na intenção.

O esquecimento de uma batida não é automaticamente uma fraude. Uma falha no celular também não prova má-fé.

Antes de classificar um caso, avalie:

• a frequência do problema;

• o padrão das ocorrências;

• as justificativas apresentadas;

• os registros anteriores;

• as pessoas envolvidas;

• os dados disponíveis;

• as regras comunicadas pela empresa.

Problemas repetidos após treinamentos merecem mais atenção. Mesmo assim, a investigação deve ser imparcial.

Como investigar fraudes no registro de ponto

A apuração precisa ser organizada. Evite começar pela acusação.

Para identificar fraudes no registro de ponto, a empresa deve preservar os dados e comparar informações relacionadas.

Preserve os registros originais

Guarde os comprovantes, relatórios e arquivos do período analisado.

Não exclua informações. Também não sobrescreva os dados originais.

O histórico será importante para entender o que aconteceu.

Compare dados relacionados

Analise a jornada, a escala e as solicitações de ajuste. Quando for necessário, verifique também a localização e o controle de acesso.

Use apenas informações relacionadas ao caso. A coleta excessiva pode violar a privacidade dos trabalhadores.

Converse com o colaborador

Mostre a inconsistência e peça uma explicação.

A pessoa pode apresentar uma justificativa válida. Ela também pode apontar um erro que o sistema não mostrou.

Ouça o gestor responsável

Em alguns casos, a irregularidade nasce da gestão.

O gestor pode ter solicitado trabalho após a saída. Também pode ter deixado de atualizar uma troca de escala.

Documente a conclusão

Registre os dados analisados, as justificativas e a decisão tomada.

Se houver indícios graves, consulte o RH e a assessoria jurídica. Faça isso antes de aplicar qualquer punição.

A medida precisa ser proporcional e baseada em evidências.

Como evitar fraudes no registro de ponto

A prevenção depende de tecnologia, regras e treinamento.

O combate às fraudes no registro de ponto deve ocorrer durante todo o mês. Esperar pelo fechamento pode dificultar a apuração.

Crie uma política de ponto

Explique como as marcações devem ser realizadas.

A política também deve informar:

• quem pode solicitar ajustes;

• como justificar uma ausência;

• como registrar horas extras;

• o que fazer em caso de falha;

• quais condutas são proibidas;

• como os dados serão utilizados.

Evite credenciais compartilhadas

Cada trabalhador deve ter seu próprio acesso.

Senhas, cartões e códigos não devem circular entre colegas.

Use validação de identidade

O reconhecimento facial dificulta que uma pessoa registre o ponto por outra.

Porém, a biometria é um dado pessoal sensível. Seu tratamento deve seguir a LGPD.

A empresa precisa definir a finalidade, o acesso e a segurança dos dados.

Conheça o reconhecimento facial da Easydots.

Configure locais autorizados

A geolocalização mostra onde a marcação ocorreu. A cerca virtual define as áreas permitidas.

Esses recursos são úteis para obras, fazendas e equipes externas.

As regras precisam considerar a realidade de cada função. Um trabalhador externo pode atuar em vários locais durante o dia.

Acompanhe relatórios de inconsistências

Não espere o fechamento do mês.

Analise atrasos, omissões, ajustes e jornadas fora do padrão durante o período. Assim, o DP consegue agir mais cedo.

O acompanhamento frequente também ajuda a identificar fraudes no registro de ponto antes que elas se repitam.

Treine os gestores

Muitos problemas começam na liderança.

O gestor não deve orientar a equipe a trabalhar fora do ponto. Também não pode impedir uma marcação real.

As lideranças precisam conhecer as regras de jornada. Isso reduz decisões incorretas e conflitos com a equipe.

Permita justificativas formais

O colaborador precisa de um canal para solicitar correções.

Mensagens espalhadas dificultam a conferência. Um fluxo centralizado cria mais transparência.

Como a Easydots ajuda a aumentar a segurança

A Easydots reúne recursos que ajudam a prevenir e identificar fraudes no registro de ponto.

A plataforma oferece:

• registro pelo aplicativo, navegador e equipamentos;

• funcionamento online e offline;

• geolocalização;

• cerca virtual;

• reconhecimento facial;

• relatórios de inconsistências;

• solicitações de ajustes pelo aplicativo;

• histórico organizado;

• assinatura digital do espelho;

• gestão de escalas e jornadas;

• integração com outros sistemas.

Esses recursos aumentam a rastreabilidade. Também facilitam a conferência feita pelo RH e pelo Departamento Pessoal.

Porém, nenhum sistema elimina sozinho todas as irregularidades. A empresa ainda precisa de regras, treinamento e acompanhamento.

A Easydots ajuda a organizar o fechamento do ponto. Ela não realiza o fechamento da folha de pagamento.

Além disso, o suporte é 100% humanizado durante o horário comercial.

Conheça a plataforma Easydots e veja como proteger melhor os registros da sua empresa.

Segurança começa antes do fechamento do ponto

As fraudes no registro de ponto podem gerar pagamentos incorretos, conflitos e riscos trabalhistas.

A melhor defesa é combinar processos claros e tecnologia confiável.

A empresa deve acompanhar os registros durante todo o mês. Também precisa investigar cada sinal com responsabilidade.

Reconhecimento facial, geolocalização e cerca virtual ajudam muito. Contudo, esses recursos devem ser usados com critérios e respeito à privacidade.

Prevenir fraudes no registro de ponto também melhora a relação entre empresa e colaborador. Afinal, registros confiáveis protegem os dois lados.

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